Telefon: +36 70 6363 538

Konstruktív visszajelzés egy adott viselkedést követőenVisszajelzés

A visszajelzés célja egyrészről, hogy elismerjük munkatársaink teljesítményét, és lelkesítsük őket, amikor jó munkát végeznek. Másrészről, hogy segítsünk másoknak megérteni a viselkedésük negatív következményeit, és olyan új viselkedésformákat választani, amelyekkel hatékonyabban érhetik el mind a saját, mind pedig a szervezet céljait.

Konstruktív visszajelzést alapvetően két esetben adhatunk:

  • amikor „dicsérni” szeretnénk,
  • amikor „új, hatékonyabb viselkedést” javasolunk.

A konstruktív visszajelzés akkor igazán hatásos, ha nem egyirányú üzenetekből áll, hanem kölcsönös megbeszélésen alapul. Azaz, valójában nem „adás”, hanem egy „párbeszéd”. Azért, hogy igazán hatékony és pozitív kimenetelű legyen, figyeljünk arra, hogy magába foglalja mindkét fél megfigyeléseit és észrevételeit.

A konstruktív visszajelzés az alábbi fő lépéseket tartalmazhatja:

1. A viselkedés leírása: A megfigyelt viselkedésről a lehető legtárgyilagosabb módon és konkrétan beszéljen. Figyeljen arra, hogy mindig a viselkedést írja le, ne pedig az illető személyiségére vagy feltételezett motivációira utaljon.

Például: „Az elmúlt hónapban több feladatot is elvégeztél határidő előtt, amivel az ügyfeleink nagyon elégedettek voltak. Gratulálok.”

Például: „A megbeszéléseinken sokszor félbeszakítasz, ami nagymértékben csökkenti a párbeszéd lehetőségét. Az iménti 15 perces megbeszélésünkön ötször is közbeszóltál, amikor beszéltem.”

2. A viselkedés következményeinek ismertetése: Mondja el a munkatársának, hogy milyen következményeket von maga után a viselkedése, például milyen reakciókat vagy érzéseket vált(hat) ki másokból.

Az objektív értékelésbe tehát bevonódhatunk oly módon is, hogy megtanulunk az „én” nyelvén beszélni. Azért, hogy el tudjuk mondani, mi érintett meg bennünket, mi inspirált, mi okozott frusztrációt, tanácstalanságot, dühöt abban, amit a másik mondott. Így az objektív értékelést közös tájékozódássá változtathatjuk. A saját belső világunkba engedünk bepillantást, hogy segítsünk a másiknak megérteni viselkedése hatását. Minél inkább megnyílunk, annál inkább hívjuk a másikat is, hogy ugyanezt tegye.

Például: „A te kiváló teljesítményed az egész osztály pozitív megítélését növeli. Minél jobb a megítélésünk, annál jobbak a tárgyalási pozícióink nemcsak az ügyfeleknél, hanem a cégen belül is.”

Például: „Ez a fajta viselkedés zavar, mert nem tudom végigmondani nyugodtan, amit szeretnék.”

3. Kérdések és javaslatok: Kérdezze meg munkatársát, mit gondol az ön észrevételeiről. Adjon lehetőséget nyílt és őszinte párbeszédre, és figyeljen arra, hogy kölcsönösen megértsék egymást.

Például: „Te miként látod a saját teljesítményedet? Hogyan sikerült elérned?” … párbeszéd a témáról.

Például: „Mit gondolsz erről? Észrevetted te is?” … párbeszéd a témáról.

4. Beszélgetés az elvárt viselkedésről: Kérdezze meg továbbá munkatársától, hogy szerinte miként lehetne fenntartani/megváltoztatni az adott viselkedést, illetve tegyen ön is javaslatokat erre. Ezek a javaslatok legyenek konkrétak, és az adott viselkedés megváltoztatására utaljanak, ne pedig az illető személyiségére.

Például: „Mit gondolsz, ez menni fog a jövő hónapban is?” … párbeszéd a témáról. Javaslatok: „Ha jól értem, azzal érted el, hogy határidő előtt el tudtad küldeni az anyagokat, hogy a feladat elején nagyon pontosan egyeztettél minden feltételt az ügyféllel, így később nem adódtak félreértések. Úgy tűnik, ez egy jó módja annak, hogy elkerüld a további egyeztetésekből fakadó időveszteséget. A részletekre való odafigyelés és a hatékony kommunikáció az erősségeid, építs ezekre a jövőben is.”

Például: „Mit gondolsz, min lehetne változtatni, hogy megszűnjön ez a fajta viselkedés?” … párbeszéd a témáról. Javaslat: „Elkerülheted azt, hogy félbeszakíts másokat, ha türelmesen megvárod, míg a másik személy befejezi a mondandóját. Ha valami nagyon fontosat szeretnél mondani, amíg a másik beszél, akkor esetleg írd le a gondolataidat, és akkor mondd el, ha az illető befejezte a beszédet.”

5. A következő lépések megbeszélése: Beszéljék meg együtt a következő lépéseket és célokat, melyeket a kitűzött viselkedésváltozással el szeretnének érni; vagyis miért lesz jó az illetőnek, ha változtat a viselkedésén. A nagyobb hatás kedvéért beszélhetnek arról is, hogy milyen negatív következményei lehetnek annak, ha az adott viselkedés nem változik meg.

Például: „Csak így tovább! Még egyszer gratulálok! A következő csoportvezetői értekezleten kiemelem a teljesítményed.”

Például: „Ha nem vágsz közbe, amikor a másik beszél, akkor nyugodtan el tudja mondani, amit akar. Ezzel te is jobban megértheted az ő álláspontját, és negatív érzelmeket sem váltasz ki a közbeszólásaiddal. Így hatékonyabban működhetsz együtt másokkal.”

Visszajelzés teljesítményértékeléskor

A legtöbbünk szeretne visszajelzést kapni arról, milyennek látják mások a részvételünket a munkában. Tudni akarjuk: Hasznos-e munkánk?  Megérte-e a befektetett erőfeszítést?

A legtöbb cégnél nehezen alakul ki a visszajelzés kultúrája. Egyrészről, mert az emberek eleve magától értetődőnek tartják a színvonalas munkát, és nem adnak visszajelzést, vagy csak nagyon általános formában. Negatív visszajelzést még annyira sem szeretünk adni, inkább csak kerülgetjük a témát. Nem csoda, ha a teljesítménymegbeszélés sok helyen semmit sem ér, vagy az év legkínosabb eseményévé válik.

A hagyományos teljesítményértékelés gyakran azért is lehangoló élmény, mivel nem ismerjük fel magunkat a visszajelzésben. A főnökünknek talán nincs rálátása a munkánkra. Általában egy előre megformázott táblázatot kell kitölteni, ami nagyon szűk területekre koncentrálódik. A teljes személyiségünk, vágyaink, félelmeink, nem beszélve a céljainkról, gyakran figyelmen kívül maradnak.

Hogyan változtathatjuk a teljesítményértékelő visszajelzést örömteli és lélekkel teli önelemzéssé?

A visszajelzést az örök filozófiák ősi bölcsességének szempontjából is megközelíthetjük. Például kezdhetjük egy egyperces csenddel, amely segít, hogy törődésre és jóérzésre hangolódjunk. Ezt követően alakítsuk közös feltárássá a megbeszélést. Ehhez adnak támpontot az alábbi kérdések:

  • Mi ment igazán jól az elmúlt fél évben, amelyet érdemes volna megünnepelni?
  • Mivel járultál hozzá cégünk céljaink eléréséhez?
  • Mi nem ment jól, amit másképp lehetett volna végezni?
  • Milyen tanulságokkal, tapasztalatokkal gazdagodtál?
  • Mi foglalkoztak most leginkább?
  • Mik a céljaid?
  • Mi fontos számodra karriered jelenlegi szakaszában?
  • Mi aggaszt leginkább?
  • Milyen feladatok vagy szerep inspirálnak a leginkább?
  • Mit tervezel tenni annak érdekében, hogy elérjük a céljainkat a következő fél évben is?
  • Milyen változásokat szeretnél feladataidban?
  • Véleményed szerint az elképzeléseidet hogyan érhetnéd el a leggyorsabban?
  • Milyen visszajelzést kaptál másoktól a munkádra?
  • Milyen szakmai fejlődési lehetőségek segítenének még jobbá válnod a jelenlegi munkádban és a jövőben?
  • Hogyan lehetek a leginkább a segítségedre (személyesen és a munkában is)?
  • Miben maradunk?

Ha a visszajelzést különböző gondolkodású emberek párbeszédeként fogjuk fel, akár olyan pillanatokká is alakíthatjuk, ahol a teljesítményt ünneplik és elismerik. És ítélkezés nélkül beszélhetünk arról, ami nem megy jól: ahol a tudásunk, tapasztalatunk, készségeink vagy hozzáállásunk nem felel meg teljesen az általunk betöltött szerepnek.

Az újító szervezetekben mélyebb kérdéseket is feltesznek az emberek egymásnak, mint például:

  • Mire vágyunk valójában?
  • Mit tudunk adni a világnak?
  • Miben rejlik a valódi tehetségünk?
  • Mi tart vissza?
  • Mi segíthetne, hogy bátrabban lépjünk be az általunk vágyott életbe?

Ezekben az újító vagy szabadságalapú kultúrákban a teljesítményértékelést általában csapatszintre helyezik. Az egyéni visszajelzést és értékelést nem a főnök adja, hanem a munkatársak. A következő részben ehhez szeretnék némi segítséget nyújtani.

Visszajelzés csapattagok között

Visszajelzést a csapattagok bevonásával is adhatunk. Maximum 10-12 fős csapat ajánlott, ennyi ember visszajelzését még képesek vagyunk a figyelmünkkel követni. A visszajelzés lehetséges menete néhány perces csendes ráhangolódást követően az értékelendő munkatársra:

  1. A csapattag értékeli a saját teljesítményét egy kérdéslista alapján.
  2. Ezután a csapattagok visszajelzése következik, minden munkatárs két kérdésre felel:
  • Mi az, amit a veled való munkában leginkább értékelek?
  • Mi az, amiben változhatnál, fejlődhetnél?
  • Egy másik munkatárs felírja a válaszokat egy papírra, amit a kör végén átad az értékelt munkatársnak.
  1. Az értékelő folyamat harmadik fázisában mindenki a felettesével, a HR-essel vagy az egyik csapattársával folytatott beszélgetés során reflektál a körben elhangzottakra. Indító kérdések lehetnek:
  • Mit viszel haza a megbeszélésekből?
  • Mit tanultál?
  • Mire akarsz figyelni a jövőben?

A visszajelzéseknek és a hosszabb távot átfogó értékeléseknek nem kell élettelen eseményeknek lenniük. Megfelelő jelenléttel és kérdésekkel könnyen alakíthatjuk az önismeret és önfejlesztés izgalmas szertartásává.

Amennyiben hasznosnak találta az írásomat, ossza meg munkatársaival, vagy iratkozzon fel a hírlevelemre. Ezzel tagjává válik a Vezetői Klubnak, és díjmentesen juthat hozzá a Vezetés & Karrier Magazin számaihoz, továbbá önismereti tesztekhez, vezetői kompetenciái fejlesztését támogató írásokhoz, hang- és videoanyagokhoz, melyek a honlapomon nyilvánosan nem elérhetők.

 

 

 

 

Kránitz Éva, MBA

„Olyan vezetői kultúra kialakításához szeretnék hozzájárulni, ahol a vezetők tudatosak abban, amit teremtenek és támogatják munkatársaikat abban, hogy célt, értelmet és megelégedettséget találjanak a munkájukban. ”