Mennyi idő kell ahhoz…?
Időbecslés a projektmenedzsmentben
Vezetőként hasznos képesség az időráfordítás becslése. Minden cél elérését, minden projektet végigkísér egy fontos kérdés: „Mennyi idő kell ahhoz…?” A választ pedig gyakran a vezetőtől várják.
Egy felmérés szerint a sikertelen projektek 25%-a az időráfordítás helytelen becslésének az eredménye. Minél nagyobb egy feladat vagy projekt, annál nagyobbat tévedhetünk a becslés során. Ha úgy érzi, ön is gyakran szembesül ezzel a kihívással, íme, néhány eredményes módszer az időráfordítás becslésére.
Ahhoz, hogy egyáltalán nekikezdjen, szüksége lesz arra, hogy meghatározzon minden elvégzendő feladatot, amely a projektcélok eléréséhez szükséges. Mérje fel azt is, hogy hány munkatársra van szükség és azok milyen tapasztalattal, kvalitással rendelkezzenek, ill. milyen technológiát vagy eszközöket használnak.
Ha mindezekkel rendelkezik, a következő lépés annak eldöntése, hogy melyik megközelítés az alkalmasabb az ön esetében egy minél pontosabb becslés elvégzésére:
Fentről lefelé módszer
A módszer lényege, hogy a projekt fő célján, az elvárt végeredményen van a fókusz. Ebből kiindulva vezeti le a részfeladatokat, amelyek a sikeres kivitelezéshez szükségesek. A legvégén minden egyes kis feladat világosan fel van sorolva.
Előnyök
Akkor ajánlott ezt a módszert követni, ha egyértelműen meghatározható az elvárt végeredmény. És az is mellette szól, ha vezetőként van már tapasztalata hasonló projekt–ek kivitelezésében. Ezek alapján könnyen részfeladatokra tudja bontani az elvégzendő munkát, melyekhez – a tapasztalatai alapján – hozzárendeli a szükséges időt. Így gyorsan választ tud adni a „mennyi időbe telik kérdésre”.
Hátrányok
Az előnyéből származhat a hátránya. Egyik projekt sem ugyanolyan, mint a másik. Mindig vannak bizonytalansági tényezők, kockázatok és előre nem látható események. Projektvezetőként nehéz mindezt egyedül átlátnia. Ha pedig összetettebb a projekt, biztosan szembetalálkozik olyan munkaterületekkel, amelyekben önnek kevesebb tapasztalata és rálátása van.
Alulról építkezés módszere
A módszer lényege, hogy a rendelkezésre álló emberi erőforrásokra építkezve elkezdik az egyes szakaszokban felmerülő feladatokat megoldani, míg a végén eljutnak a kívánt végeredményhez.
Előnyök
Az előző módszerrel ellentétben ez egy csapatmunka. Munkatársaival közösen határozzák meg az elvégzendő feladatokat és a szükséges erőforrásokat. A „több szem többet lát” elv alapján a projekt különböző szempontjai már az elején figyelembe vehetők. Minimálisra csökkenthetők a bizonytalansági tényezők a folyamat során.
Hátrányok
Mivel csapatmunka, az egyeztetések és összehangolások valószínűleg sokkal több időt vesznek majd igénybe, mint ha egyedül határoz meg mindent. Ráadásul a projekt feletti irányítás is kevésbé lesz csak az ön kezében, így nagyobb odafigyelést igényel majd a koordinálás.
Ha eldöntötte a megközelítést, nézzük, melyek a leggyakoribb módszerek az időráfordítás becslésére.
Sztoripontos becslés
Az agilis projektmenedzsment módszerek közül a scrumban például ún. sztoripontokban történik a feladatok időráfordításának becslése. Erre a tervezési póker, vagy más néven scrum póker gyakorlatot alkalmazzák. Minden feladathoz, minden csapattag egy kártyára felírt számot mutat fel, amely a feladat bonyolultságát fejezi ki. Ha egy feladat például 2 pontos, akkor egy 10 pontos értékhez képest az egy sokkal egyszerűbb feladatra utal. 10 pontos feladat ötször annyi ráfordítást igényel mint a kétpontos.
Ha nagy a különbség a becslések között, akkor megvitatják az érveket a becslések között. A csapattagok a korábbi tapasztalataik alapján tudnak becsléseket adni az egyes feladatokhoz. Egy teljesen új feladat, vagy csapat esetén ez a módszer kevésbé alkalmazható.
3 pontos becslés
Ez az egyik leggyakrabban használt és legegyszerűbb módszer. Először egy optimista becslést kell elvégezni (O), vagyis minden jól megy, nem merülnek fel váratlan problémák, és minden erőforrás időben a rendelkezésre áll. Majd készítsen(ek) egy pesszimista becslést (P), vagyis ebben az esetben a legrosszabb forgatókönyv szerinti kilátásokat kell számításba venni. A harmadik pont pedig egy átlagos időbecslés (Á), vagyis ami ön szerint elvárható lehet egy ilyen típusú projekt esetében. Majd a következő képlettel számolja ki az időráfordítás várható értékét:
I = (O + 4Á + P) / 6
Ez a képlet egy egészen reális időbecslést eredményez. Egyrészt figyelembe veszi a legkedvezőbb és a legrosszabb lehetőségeket is. Mindezt úgy, hogy ezek hatásait egy elfogadható szintre csökkentve építi be a végeredménybe.
Szakértői vélemény
Szakértők vagy szakértői csoport véleményét kéri ki a szükséges területeken. Majd ezeket a becsléseket átlagolva felállítja a saját elképzelését. Ha szükséges, egy végső egyeztetésen mindezt közös nevezőre is hozhatják. Nagy előnye, hogy nem csak saját tapasztalatok alapján kell meghoznia a döntését. Főleg akkor nagy segítség ez, ha nincs még előzetes tapasztalata az adott projektben, vagy akár csak egy-egy részterületén. Nagyobb projekt esetében azonban hatványozottan több energiát igényel.
Parametrikus modellezés
Ez az egyik legpontosabb és legrugalmasabb módszer. Lényege, hogy egy olyan előrejelzési modellt állítanak fel, amely hasonló esetekből összegyűjtött múltbeli tapasztalatok, a rendelkezésre álló adatok, mutatók és statisztikák adatait veszi figyelembe. Hátránya viszont az, hogy nagy a költség- és időigénye a valóban releváns adatok beszerzésének.
ProjectManager.com
Némi angolnyelv-tudás szükséges hozzá, de ezen az oldalon különböző programokat talál ahhoz, hogy online megtervezze a szükséges lépéseket és erőforrásokat, és ezek alapján a szükséges időt. A kezdeti lépésekhez és annak megállapítására, hogy ez az ön számára is egy jól használható eszköz, ingyenes kipróbálás áll a rendelkezésére.
Források:
https://luminousmen.com/post/how-to-estimate-time
https://explore.easyprojects.net/blog/estimate-project-time-resources
https://www.projectmanager.com/blog/time-estimation-for-project-managers
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
