Szokott azon gondolkodni, hogy milyenek az ön által vezetett megbeszélések, csapattalálkozók? És hogy mit tehetne annak érdekében, hogy eredményesebbek, hatékonyabbak és izgalmasabbak legyenek?
A tudatosítás, tudatosság ma már nem ismeretlen fogalmak nagyjából sehol sem. Ennek ellenére ritkán tapasztalom a vezetőkkel való munkám során, hogy különösebb figyelmet szentelnének neki. Pedig érdemes egy pillanatra megállni és átgondolni, milyen hozadéka lehet annak, ha a tudatosság néhány alapelvét elkezdenénk alkalmazni például a csapattalálkozókon.
Ehhez gyűjtöttem össze néhány ötletet:
1. Legyen jelen
Akár ön a csapattalálkozó vezetője, akár csak egy résztvevő, az az állapot, ahogy ön jelen van, nagyban befolyásolja az egész esemény kimenetelét. Éppen ezért mindig érdemes tudatában lennie annak, hogy éppen milyen fizikai, mentális, érzelmi vagy lelkiállapotban van.
Térképezze fel önmagában, hogy éppen fáradt vagy energikus, összeszedett vagy a figyelme szétszórt, kedvetlen vagy lelkes, frusztrált vagy motivált? Ha tudatában van mindennek, mindig el tudja majd dönteni, hogy az éppen megfelel-e az ön szándékának. A pozitív jelenlétben teljesen más kimenetelre számíthat, mint hogyha a lehangoltság állapotában ülné végig az adott alkalmat.
Ráadásul a kommunikáció egy jelentős része nem-verbális. Tehát nem kell semmit sem mondania vagy tennie ahhoz, hogy munkatársai jól észleljék, mit tesz ön aznap hozzá a közös munkához.
2. Hangolódjanak rá az együttműködésre
A csapattalálkozók kevéssé hatékony lefolyásának gyakran az az egyik oka, hogy azonnal nekiesnek az aznapra tervezett témáknak. Maximum egy kis csendes csevegés van egymás között, amíg minden résztvevő megérkezik, utána pedig rögtön bele is vágnak.
Az előző pont kiterjesztése az, hogy minden egyes csoporttag tudatában legyen annak, hogy éppen milyen állapotban van. Ha ez nem a legmegfelelőbb, akkor tudjon ezen tudatosan változtatni.
Nos, mit tehet ön ehhez a csapattalálkozó vezetőjeként? Adjon néhány percet maguknak, hogy az önök előtt álló közös időre és együttműködésre ráhangolódjanak.
Gondoljon csak bele: talán ön is, és munkatársai közül sokan, a nap nagy részében egyik értekezletről a másikra rohannak. Ha mindig „beesnek” az adott helyre és témába, biztos, hogy azonnal a képességük szerinti legjobbat tudják nyújtani?
Éppen ezért, egyre gyakoribb, hogy sokan a csapattalálkozók kezdetekor egy rövid kis összehangolódó gyakorlatot végeznek. Vagy egyszerűen csak tartanak pár perc tudatos szünetet, csendben levést, hogy mindannyian valóban megérkezzenek, nemcsak testben, hanem mentálisan, érzelmileg és lelkileg is.
3. Ismertesse a főtémát, az apropót és célt
Miután minden jelenlévő teljes figyelemmel az adott eseményen van, a következő lépés magának a csapattalálkozó főtémájának, apropójának és céljának az ismertetése. Mi volt az a szándék, ami miatt ez a találkozás létrejött?
Ez sokszor nem fakad egyértelműen a találkozó témájából. Érdemes egyértelművé tenni, hogy az adott téma végett összehívott értekezlet mögött, például, az a szándék áll, hogy egy jól megalapozott döntést tudjanak hozni, ami minden érintett számára előnyös.
Nagyon sokszor egyértelműnek tűnik egy-egy találkozó célja. De nem mindenki számára jelenti ugyanazt. Ezért érdemes minél egyértelműbben kommunikálni azt, hogy honnan fogják tudni, hogy a csapattalálkozó elérte a célját.
4. Tagolja részekre a csapattalálkozót
Gondolt már úgy egy csapatmegbeszélésre, mintha egy könyv lenne ön előtt? Milyen könyvet olvasna szívesebben? Melyik ragadná meg inkább a figyelmét? Amelyik a főcím után egybefüggően átadja önnek a saját történetét, vagy az, amelyik tagoltan, bekezdéssel, fejezetekkel és epilógussal mesél.
Egy csapattalálkozó is ugyanígy lehet egybefolyó, ahol megérkeznek és elkezdik megbeszélni az adott témát addig, amíg valameddig eljutnak, vagy éppen az idő járt le. Majd mindannyian felállnak, és továbbsietnek a következő értekezletre vagy a feladataikhoz. És lehet egy megbeszélés részekre tagolt, ahogyan egy könyv a fejezeteire. Ahol mindig tudja mindenki, hogy éppen melyik résznél tartanak, és ott mi a fókusz. Eszerint egy értekezlet egy vagy több részből állhat, például az alábbiak szerint:
- a probléma meghatározása
- ötletelés
- az ötletek kidolgozása
- döntéshozás
- a következő lépések meghatározása
Minél egyértelműbb a résztvevők számára, hogy éppen mi az, amin a fókusz van, annál hatékonyabban tudnak részt venni és a saját területüket képviselni a közös cél érdekében.
5. Foglalja össze a csapattalálkozó eredményét
A csapattalálkozók jó részének kevés kézzelfogható eredménye van. Vajon mi lehet ennek az oka? Talán, mert nem teljesen világos a résztvevők számára, hogy mi is lett az eredmény, és kinek mi a további teendője. Van egy nagyon hatásos lezárás, amit érdemes kipróbálni önnek is, ha még nem alkalmazta eddig.
Adjon néhány perc időt az összejövetel végén, hogy egyértelműen tudatosítsák azt, hogy mire is jutottak az adott alkalommal, és ez hogyan hat a további munkájukra. Ehhez nagyon hasznosak az alábbi kérdések:
- Milyen döntések születtek?
- Hogyan hasznosítjuk és építjük be a munkájukba mindazt, amiről döntés született?
- Kinek mi a feladata a továbbiakban, milyen határidővel?
A tudatosság a rohanás visszafogását és lelassulást igényel. A lelassulással azonban fel tudja gyorsítani a lényeget, és azokra a dolgokra koncentrálhat, amelyek a legfontosabbak a csapata és szervezete szempontjából.
Van esetleg önnek is ötlete arra, hogyan lehet még tudatosabbá tenni egy-egy csapattalálkozót? Kérem, ossza meg velem is!
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
