A vírusválságnak köszönhetően hirtelen nem opció, hanem kényszerűség lett a virtuális vezetés, ami azt hozta magával, hogy másokkal térbeli, időbeli és szervezeti határokat átlépve és fejlett technológiára támaszkodva tartjuk a kapcsolatot és működünk együtt.
A mai rendkívüli időkben sokan kezdtek távmunkában dolgozni, ami sok vezetőnek új helyzetet teremtett tele kihívásokkal. A virtuális vezetés másfajta vezetési módszereket igényel ugyanis, mint a személyes jelenléttel való irányítás.
Míg az irodai környezetben az emberek leginkább egy időben és közös térben dolgoznak együtt, a virtuális környezet ún. aszinkron módszereket is lehetővé tesz, azaz a kapcsolattartás nem kötődik időhöz vagy térhez. A csapattagok például maguk határozhatják meg, hogy mikor szeretnének a közös munkához hozzájárulni, ami nagyfokú rugalmasságot kíván vezetői oldalról.
Mik a virtuális vezető legfőbb kihívásai?
Az alábbiakban összegyűjtöttem azokat a kihívásokat, amelyekkel leggyakrabban találkozom a saját vezetőfejlesztési gyakorlatomban. Ezek között van néhány „új” kihívás, amellyel a vezetők a vírusválság idején találkoztak előszőr, és van néhány klasszikus helyzet.
Hogyan „kontrollálja” virtuális vezetőként a munkavégzést?
Ez a vírusválság alatti kényszerű home office egyik legnagyobb vezetői kihívása, ami abból a hagyományos nézetből fakad, hogy a munkatárakat kontrollálni kell, különben nem dolgoznak.
Tipp, amely máshol bevált:
Olyanokról érdemes példát vanni, akik nem most kezdték a home office-t. Jason Friednek, a Basecamp vezérigazgatójának és társalapítójának közel 20 év tapasztalata van távmunkában. A U99 készített vele egy interjút a Távmunka: Irodára nincs szükség (Remote: Office Not Required) címmel megjelent könyve kapcsán. Az interjút itt olvashatja magyar nyelven.
Milyen technikai háttérről gondoskodjon?
A virtuális csapatokat el kell látni korszerű és biztonságos technológiával. A csapattagok ugyanis panaszkodnak, ha a megfelelő eszközök nem állnak rendelkezésre a munkavégzéshez, és a vezetőt hibáztatják, ha nem gondoskodott a legújabb technológiáról, eszközökről.
Tipp, amely máshol bevált:
Változatos kommunikációs eszközöket érdemes használni. Az e-mail levelezést érdemes telefonos vagy videokonferencia-beszélgetésekkel élénkíteni. A videokonferenciák hatékonyságát pedig személyes összejövetelekkel növelni (ha van rá mód).
Hogyan hidalja át a nyelvi, kulturális, és az időzónák miatti akadályokat?
Néhány ügyfelem távol-keleti partnerekkel, ügyfelekkel dolgozik, ami óriási kihívást jelent, például azért, mert a partner nem beszél jól angolul, mindenre bólogat, a megbeszéléseken képtelen az időkeretet tartani, vagy eldönteni bármit is.
Tipp, amely máshol bevált:
Az egyes nemzeti, regionális és szervezeti kultúrák közötti különbségek áthidalására lefektethetünk bizonyos együttműködéssel kapcsolatos szabályokat. Például, a döntési és megbeszélései szabályokkal kapcsolatban.
Hogyan vezessen virtuális megbeszélést hatékonyan?
Legtöbben most szerzünk ebben tapasztalatot. Egy ügyfelem például megkérdezte, hogy látni fogjuk-e egymást, amikor áttérünk az online coachingra? Eddig kamera nélkül használták a Webexet, nincs is kamera a laptopjaikon. A koronavírus-járvány azonban sokat lendített a technika fejlesztésén, ami új dimenziót nyit a virtuális megbeszélésekhez.
Tipp, amely máshol bevált:
Telefon- és videókonferenciákon az információkat tömören, tagoltan és szemléletes formában közöljük, például használjunk felsorolásokat, metaforákat. A megbeszéléseket strukturáljuk, vonjunk be másokat kérdésekkel, hallgassuk meg figyelmesen a válaszokat és az ötleteket, ellenőrizzük, hogy biztosan jól értettük-e, amit a másik mondott, és foglaljuk össze az elhangzott információt.
Hogyan működjenek együtt virtuális csapatként?
Nagy értékű technológiai fejlesztéseket értékesítő külföldi ügyfelem példájából ismertem meg, hogy a virtuális csapatvezetés komoly kihívást jelenthet. A vezető csapata különböző nemzetiségű, a világ különböző részén élő és home office-ban dolgozó emberekből állt, akik nagyon önállóan dolgoztak, és nem szívesen működtek együtt egymással. Mindvégig azon dolgoztunk, hogyan lehetne egy igazán jó csapatot kialakítani, ami sajnos csak részben sikerült.
Tipp, amely máshol bevált:
A fenti esetben az vált be, hogy a célok elérése érekében közösen meghatározták a feladataikat, és azt, hogy mi számít teljesítménynek és hogyan fogják mérni. Minden csapattag számára világos volt, hogy mit várnak el tőle és miért van szükség a munkájára. Rendszeresen tartottak heti virtuális megbeszéléseket, jó esetben pedig évente egyszer személyesen is találkoznak. Azt a tanulságot vontuk le a vezetőfejlesztés végén, hogy a nagyobb csapatkohézió és a bizalom kedvéért sokkal, de sokkal több személyes találkozásra, közös élményre volna szükség ahhoz, hogy igazán jó csapatot lehessen kialakítani.
A virtuális vezető teendői dióhéjban
Az emberek felkészítése a virtuális csapatban való értékteremtő részvételre.
Korszerű és biztonságos technológiai környezetről (kommunikációs eszközök) való gondoskodás.
A különböző kultúrák, időzónák és nyelvek közötti különbségek áthidalása.
Bizalom és összetartó erő kialakítása a közös célra hangolásért.
A csapattagok együttműködésre ösztönzése és tevékenységeik összehangolása.
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
