A vezetői coachingok gyakori témája nálam az eredményes megbeszélés. Az ügyfeleim többsége ugyanis – de, feltételezem, hogy vezetőként ön is – napi szinten vezet értekezleteket. Nem mindig eredményesen. A cikk apropóját az adta, hogy rájöttem a vezetők gyakran nem is tudják mitől lesz eredményes az általuk vezetett csoportos megbeszélés. Nos, nézzük szépen sorjában!
Készüljön előre a megbeszélni tervezett napirendi pontokkal
Ha szeretné, hogy a megbeszélései eredményesek legyenek, készítsen előre megírt napirendet. Egy jól megtervezett napirendnek mindenképp tartalmaznia kell – legalább – az alábbiakat:
- milyen célból szervezi a megbeszélést,
- a főbb témák, amelyeket meg kívánnak beszélni,
- melyik témára mennyi időt szánnak,
- mely résztvevők mely témákban érintettek, kitől miben vár hozzászólást,
- minden kapcsolódó anyagot, kutatást, jelentést.
Fontos, hogy minden résztvevő tisztában legyen a megbeszélés szabályaival. Például lehet-e szabadon hozzászólni, vagy a megbeszélés vezetője adja át a szót minden alkalommal. Virtuális megbeszélés esetén be kell kapcsolniuk végig a kamerákat, vagy mindig csak az adott hozzászóló lesz képben.
Figyeljen az eredményes megbeszélés szabályaira
Minden megbeszélés egyedi. Ugyanakkor vannak értekezletszabályok, amelyek betartása garantálja, hogy a megbeszéléseit is a maximális eredményességgel és hatékonysággal bonyolíthassa. A legfontosabbak az alábbiak:
- Legyen biztos benne, hogy minden szükséges technikai eszköz a rendelkezésükre áll, működik, és mindenki tudja, hogyan kell használni. Azzal ne vesztegessék az idejüket, hogy a megbeszélés előtt „oktatják” az eszközök használatát.
- Kérje meg a résztvevőket, hogy az előre kiküldött napirendi pontokat mindannyian olvassák át, érkezzenek felkészülten.
- A mobiltelefonokat ugyanúgy némítsák le vagy kapcsolják ki, mint egyéb fontos megbeszélések esetében. Senki ne dolgozzon a mobiltelefonján vagy a laptopján párhuzamosan, miközben tart a megbeszélés és épp nem nála van a szó.
- A megbeszélés vezetőjeként bemutathat mindenkit, de meg is kérheti a résztvevőket, hogy röviden mutatkozzanak be.
- Adjon lehetőséget mindenkinek a megszólalásra és aktív jelenlétre.
- Hasznos technika lehet, ha megállapodunk a csapattal a keretekben, mint például, hogy mindenki csak egy vagy két percig beszélhet.
- Ha később a felvételt megosztják vagy elmentik, közölje előre, hogy mikor, milyen formában és hol lesz elérhető és kik férhetnek hozzá.
Keltse fel a résztvevők érdeklődését
Minden technikai felkészültség és szervezési bravúr kevés azonban, ha egyúttal nem teremti meg a megbeszélésben részt vevők érdeklődését a téma iránt. Fontos megnyernie az elköteleződésüket abban, hogy aktívan képviseljék szakmai tudásukat. Ennek előfeltétele, hogy vonjon be mindenkit a megbeszélés előtt, alatt és utána is. Íme néhány ötlet ehhez:
- Hagyjon időt a kötetlen beszélgetésekre. Mielőtt belevágnának a főbb témákba és a komolyabb szakmai eszmecserékbe, hagyjon pár perc időt magának és a résztvevőknek is egy kis ráhangolódó, bemelegítő „csevegésre”. Ez nemcsak a hangulatot oldja, de növeli az összetartozást és mélyíti a kollegiális kapcsolatokat.
- Ha a résztvevők nem ismerik egymást, mérlegelni kell, hogyan történjen a bemutatkozás. Ha nagyszámú csoportról van szó, akkor elegendő, ha mindenki névvel és munkakörének megnevezésével jelzi a részvételét.
- Legyen meg mindenkinek a maga feladata. Az eredményes megbeszéléshez az szükséges, hogy minden egyes résztvevő számára egyértelmű legyen, miben várják tőle a hozzájárulást az adott alkalommal. Például van, akinek az a feladata, hogy összegyűjtse a felmerülő kérdéseket, míg valaki másnak pedig az, hogy összegezze milyen főbb következtetésekre jutottak. Mindezeknek a célja az aktív részvétel biztosítása a passzív hallgatás és jelenlét helyett.
- Fordítson kiemelt figyelmet az introvertált résztvevőkre. Minden résztvevő hozzászólása fontos. Mindig vannak azonban olyan résztvevők, akik nehezebben szólalnak meg, kevésbé érzik komfortosnak magukat, ha több ember előtt kell beszélniük. Az ő hangjukat könnyen elnyomhatják az extrovertált kollégák. Ha tudja, hogy fennáll ennek a veszélye, akkor építse fel úgy a megbeszélés menetét, hogy mindenkire kivétel nélkül sor kerüljön a véleménye kinyilvánításához. Például egy körkérdéssel adjon szót mindenkinek, vagy a még fel nem szólalt résztvevőket külön kérdezze meg, és adjon nekik pár percet a hozzászólásukra.
Ne feledkezzen meg az utókövetésről
A megbeszélések eredményességének egyik mérföldköve, ha a végén mindenki úgy távozik, hogy tiszta képe van a „hogyan tovább”-ról. Ehhez elengedhetetlenek az alábbiak:
- melyek a főbb tervezett feladatok,
- kik a felelősök az egyes feladatok esetében,
- határidők vannak-e hozzárendelve az egyes feladatokhoz,
- mikor lesz a következő megbeszélés vagy egyeztetés ideje.
Még egy utolsó teendőt: minden résztvevőtől gyűjtse be, hogy mi a véleménye a megbeszélésről. Ez meg lehet tenni akár pár perces személyes beszélgetésben, akár írásban e-mailen keresztül, vagy egy kérdőív formájában (akár név nélkül is). Jó lehetőség ez önnek arra, hogy a következő megbeszélések eredményességét már ezeknek a visszajelzéseknek a birtokában tovább növelje.
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményes megbeszélésvezető váljon önből.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
