Egy ügyfelem kifejtette, hogy az a baj náluk a megbeszélésekkel, hogy felkészületlenül esnek be rá. Sokszor azt sem tudják, miről lesz szó. Arról beszélgettünk, hogy vajon kin múlik elsősorban a megbeszélések hatékonysága: a megbeszélésvezetőn vagy a jelenlévőkön.
Arra jutottunk, hogy egy csapatmegbeszélés résztvevőjeként felelősséggel tartozik, hogy a szakterületét a legjobb tudása és képességei szerint képviselje. Ha ezzel a szándékkal van jelen, bármely megbeszélés színvonalát emelni fogja a részvétele.
Ehhez azonban van néhány értekezletszabály, amit érdemes – a megbeszélés előtt és alatt – betartania. Ezeket osztom meg ezúttal önnel is.
1. Nézze át a meghívót és a napirendi pontokat
- Legyen biztos benne, hogy hová kell mennie és mikorra.
- Olvassa el a háttéranyagokat és végezze el az előzetesen kiadott feladatokat.
2. Érkezzen pontosan
- Legyen a helyszínen pár perccel a kezdés előtt, hogy a megadott időre készen álljon a megbeszélés megkezdésére.
- Ha nem várt késéssel érkezik, csatlakozzon a megbeszéléshez csendben, minél kevésbé megzavarva a már megkezdett munkát.
3. Kapcsoljon ki minden zavaró tényezőt
- Némítsa le a mobiltelefonját és/vagy a laptopja hangját.
- A megbeszélés időtartamára tegyen félre minden olyan eszközt vagy anyagot, ami nem kapcsolódik a megbeszéléshez.
4. Mutatkozzon be röviden, és ismerje meg a többi résztvevőt
- Ha be kell mutatkozni a megbeszélésen, gondolja át előre és gyakorolja a rövid és tömör bemutatkozását.
- Ha beszélnie kell, figyeljen arra, hogy az ön számára megadott időtartamba a mondanivalója beleférjen.
- Ha nem ismeri a résztvevőket, érdemes lejegyzetelni a nevüket és néhány kulcsszót a bemutatkozás alapján.
5. Legyen aktív
- Amikor megfelelőnek érzi, kapcsolódjon be a beszélgetésbe. Fejezze ki magát világosan és érthetően.
- Ha nem személyesen vesz részt a megbeszélésen, hanem virtuálisan kapcsolódik, jelezze a megbeszélés vezetője számára a hozzászólási szándékát.
6. Ösztönözze a többi résztvevőt is aktivitásra
- Hallgasson figyelmesen, és ösztönözze a többiek hozzászólását egy-egy mosollyal, bólintással vagy megerősítéssel (pl. „Nagyon jó meglátás”).
- Tegyen fel kérdéseket, ha nem világos mások üzenete, vagy foglaljon össze a jobb megértés érdekében.
7. Önkontroll a hozzászólásaiban és közbeszólásaiban
- Kontrollálja a gyakoriságát és a mértékét a hozzászólásainak, hogy biztosan ne legyen „túl sok” vagy „túl kevés”, amivel hozzájárul az adott témákhoz.
- Ha úgy veszi észre, hogy túl sokszor szakít félbe másokat, iktasson be egyéb módszert, hogy ne vesszenek el a mondanivalói, de ne is legyenek zavarók a hozzászólásai. Például jegyzetelje le az észrevételeit, ötleteit, és jelezze a megbeszélés vezetőjének, hogy fel szeretne szólalni.
8. Vállaljon feladatokat önkéntesen
- Ha egy feladat megoldásához felajánlja a segítségét, mindig vegye figyelembe, hogy a megadott határidőkön belül valóban tudja-e azt teljesíteni.
- Ha a feladat valamely része nem teljesen egyértelmű, előbb kérdezzen rá és pontosítsa azt, mielőtt bevállalja az elvégzését.
- A megbeszélés levezetésében is segíthet, pl. vállalja el az emlékeztető készítését, vagy az idő menedzselését.
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
