Interjú Jason Frieddel, a Basecamp vezérigazgatójával, társalapítójával
20 év tapasztalat a home office-ban
A Basecamp projektmenedzsment-plusz-chat szoftvereket fejleszt távmunkában dolgozó kis és nagy csapatoknak. 3,3 millió+ felhasználójuk van. 20 éve maguk is teljesen home office-ban dolgoznak.
Az egyik kedvenc digitális kiadványom, a U99 Jason Frieddel készített interjút, aki Távmunka: Irodára nincs szükség (Remote: Office Not Required) címmel írt könyvet.
Jason szerint a home office-ban az a legnagyobb gond, ha megpróbáljuk a benti munkavégzést utánozni: ugyanannyi megbeszélés ugyanannyi résztvevővel. Ez pont az ellen hat, hogy kihasználjuk a home office előnyeit, például, hogy nem kell mindent valós időben elvégezni.
Adhatunk több időt a munkavégzésre, és hosszabb háborítatlan időszakokat, amikor a beosztottjaink kreatívan dolgozhatnak. A home office jelentős előnye, hogy az irodai zavarokat jelentősen megszűri: pl. nem lépnek be hirtelen az ajtón a munkatársaink, és nem vonják el a figyelmünket.
Vezetőként hogyan ellenőrizzük a munkavégzést?
A vezetőkben felmerülhet a kérdés, hogy hogyan tudják ellenőrizni a munkavégzést, ha nem látják az embereiket. Mivel az embereknek nem kell azt a látszatot kelteniük, hogy valamin dolgoznak, a munkát saját ütemükben, oldottabban, nyugodtabban, kevesebb zavaró tényezővel, figyelemeltereléssel tudják elvégezni. Érdekes, hogy sok cég kiszervezi a jogi és a könyvelési tevékenységet. Hogy van az, hogy ezekben a szakemberekben megbízunk, a saját dolgozóinkban pedig nem?
Milyen eszközöket válasszunk a home office-ban?
Az eszközöknek nagy hatása van arra, hogy mennyi munkát tudunk elvégezni. Ha azt várjuk az emberektől, hogy folyamatosan kommunikáljanak egymással, akkor elvonjuk a figyelmüket, és elaprózzuk a munkájukat. Úgy válasszuk meg az eszközeinket, hogy támogatni tudják a munkavégzéshez rendelkezésre álló elegendő, megszakítás nélküli időt.
„Bízzunk az embereinkben, hogy elvégzik a munkát. Csak így szabad viszonyulni hozzájuk. Bízzunk meg bennük, és elvégzik a munkát.”
Mit várjunk csapatunk tagjaitól?
A vezetőnek meg kell értenie, hogy a home office-ban időt kell hagyni arra, hogy az emberek beletanuljanak a távmunkába. Érdemes összeállítani egy tapasztalt, empatikus, segítőkész emberekből álló csapatot, amely segít a többieknek beletanulni a távmunkába. Érdemes kezdetben kisebb elvárásokat támasztani. Ha egy cég felvesz egy új embert, általában 90 napot kap arra, hogy egyelőre ne a munkára, hanem a többiekre, a munka mikéntjére és a vállalati kultúrára koncentráljon. Ugyanezt kell tennünk home office esetén is. Eltart néhány hétig, amíg az emberek átlátják a munkafeltételeket, az eszközöket, és a saját hibáikat.
Hogyan támogathatjuk vezetőként a home office-ban dolgozó munkatársainkat?
Vegyük figyelembe a realitásokat. Lehet, hogy embereink csak a munkaidő 60%-át képesek a tényleges munkavégzésre fordítani. Ez megértést igényel. Legyen bennünk elég empátia ebben a helyzetben. Rájöhetünk, hogy az élet nem áll meg, ha nincs meg a napi öt meeting, vagy ha dolgozóink nincsenek állandóan szem előtt. Nem várhatjuk el, hogy minden a régi normál üzemmódban működjön most, a vírusválság idején.
Mi a helyzet, amikor munkatársunk gyermekei, a szülei, a társai is otthon vannak a munkavégzés alatt?
Ilyenkor újra meg kell állapodni arról, hogyan húzzuk meg a határokat, és mennyi teret engedünk dolgozóinknak. Tudnunk kell, hogy távmunkában az emberek kevesebbet tudnak elvégezni. Figyelembe kell venni, hogy a teljes napi időt nem tudják csak saját magukra fordítani. Egy kicsit vegyünk vissza az ambícióinkból, és legyünk empatikusak.
Mit igényel a mostani krízishelyzet?
Ez a helyzet nagyobb rugalmasságot igényel annál, ami valójában egészséges. Megmutathatja, hogy a munka valójában nem annyira fontos. Bár szeretünk dolgozni, de ha úgy 90 napig le kell lassulnunk, és más dolgokkal foglalkoznunk, attól még nem dől össze a világ. Jó emlékeztető ez arra, hogy nem kell állandóan teljes fordulattal pörögnünk. Ráébreszthet arra, hogy a munkavégzésnek lehet egy másfajta, kellemesebb módja is. Elérkezett az idő, hogy újradefiniáljuk a munka természetét.
Mit is jelent a jelenlegi helyzet a munka és a munkához való hozzáállásunk szempontjából?
Jelenleg a lendület megtört, ami a mostani történésnek az egészséges oldala. Sok cég korábban automata vezérlésre állt át, nem hagytak maguknak időt arra, hogy átgondolják, hogyan is végzik a munkát. Egy ilyen esetben az embernek lehetősége van arra, hogy körülnézzen, és meglássa, hogy min kellene változtatni. Most nem kell mindent ugyanúgy tennünk, ahogy azt az irodában tettük.
Mi történik, ha változtatunk?
Milyen cégeknél vagy csapatoknál működik jól a home office?
Bármilyen kreatív vagy „információval dolgozó” törekvés, például szoftverfejlesztés, újságírás, tervezés, tanácsadás, akár könyvelés és jog. Ha egész nap számítógép előtt ül, akkor valószínűleg jól működik a home office.
Mire figyeljen, aki most akarja kipróbálni a home office-t?
Elsősorban az érzéseket tesztelném, nem pedig a produktivitást, a határidők tartását vagy a megbeszélések számát. Megnézném, hogy ha ennek vége, milyen eséllyel üdvözölnének az emberek egy olyan lehetséges megoldást, hogy mondjuk hetente kétszer otthonról dolgozzanak.
Az interjú tanulságai:
Gondoljuk át a munkavégzés módját, például milyen megbeszéléseket tudunk elhagyni, hogyan csökkentsük napi kötelező feladataink számát? Kulcsfontosságúvá válik az empátia, legyünk türelmesek saját magunkkal és csapatunkkal! Korrigáljuk az elvárásainkat: hány találkozó szükséges, milyen teljesítményt várunk el másoktól. Az érzéseket és a hangulatot értékeljük, ne a számokat!
Változott a törvény a távmunkával kapcsolatban!
Pest Megyei és Érd Megyei Jogú Városi Kereskedelmi és Iparkamara tájékoztatása szerint a 393/2021. (VII. 2.) Kormány rendelet 2021. július 3-án hatályba lépett, amely a veszélyhelyzet során a távmunkával kapcsolatos szabályok alkalmazásáról szóló 487/2020. (XI. 11.) Korm. rendeletet módosítja.
Utóbbi Korm. rendelet előírja, hogy megállapodás nélkül a munkavállaló az irodában vagy telephelyen az adott évben legfeljebb a munkanapok egyharmad részében végezhet munkát, a többi napon a távmunkavégzés helyén köteles dolgozni. Szintén lényeges változás, hogy nemcsak a számítástechnikai eszközzel otthonról dolgozókat lehet „távmunkásnak” tekinteni, hanem azokat is például, akik a telephelyen kívül alkatrészt szerelnek össze vagy az otthonukban ruhát varrnak. Ez azért fontos, mert a távmunkához kapcsolódó egyes szabályokat, például a költségtérítések rendszerét most már ezekre a munkavállalókra is ki lehet terjeszteni.
A rugalmasabb foglalkoztatási feltételek alkalmazását célzó szabályozás egyik újdonsága, hogy mostantól a kizárólagos otthoni munkavégzés, illetve a hibrid munkavégzés is távmunkavégzésnek minősül. Miután már tavaly ősszel eldőlt, hogy a „home office” nem lesz önálló foglalkoztatási forma, számos cég a részben, vagy egészben történő otthoni munkavégzést már eddig is távmunkaként kezelte. Így a távmunka fogalmának mostani újragondolása lényegében a meglévő gyakorlat jogszabályba foglalását jelenti.
Az új szabályozás lényege, hogy nem csupán a távmunkavégzés tényét kell megállapodásban rögzíteni, hanem lényegében minden olyan kérdést, amiben a felek el kívánnak térni a mostani kormányrendeletben meghatározott távmunka-szabályoktól. Ha ilyen megállapodás a felek között nem jön létre, akkor a kormányrendeletben meghatározott feltételek lesznek irányadóak.
A céges távmunka-szabályzatok a jövőben is megmaradhatnak, de sokkal nagyobb hangsúlyt kap a munkavállalóval kötendő megállapodás tartalma. A kormányrendelet előírja, hogy a munkavállaló az irodában vagy telephelyen a tárgyi évben legfeljebb a munkanapok egyharmad részében végezhet munkát, a többi napon a távmunkavégzés helyén köteles dolgozni. Ez a gyakorlatban azt jelenti, hogy amennyiben a felek nem állapodnak meg az egyharmad munkaidőnél magasabb irodai munkavégzésben, úgy a jogszabály alapján a munkavállaló legfeljebb hetente egy-két napot dolgozhat az irodában. Ebből tehát az következik, hogy ha egy cég azt szeretné, hogy átlagosan hetente legalább három napot legyenek jelen a munkavállalói az irodában, úgy erről a munkavállalóval írásban kell megállapodni, és nem elegendő csak belső szabályzatban vagy munkáltatói utasításban meghatározni az irodai jelenlét mértékét.
A kormányrendelet szerint, ha a távmunkavégzési megállapodás nem rendelkezik másként, akkor a munkáltató utasítási joga kizárólag a munkavállaló által ellátandó feladatok meghatározására terjedhet ki. Azaz a munkáltató kiadja az egyes munkafeladatokat, azonban a munkavégzés módszertanát, továbbá a munkaidő beosztását a munkavállaló fogja meghatározni. Ha a munkáltatónak az a célja, hogy a munkavállalói a távmunkavégzés alatt is az irodai munkarend szerint vagy egy speciálisan az otthoni munkavégzésre kialakított munkarendben dolgozzanak, akkor erről szintén a távmunka-megállapodásban kell rendelkezni.
Ellenkező megállapodás hiányában a munkáltató távolról, számítástechnikai eszköz alkalmazásával ellenőrizheti a munkavállaló munkavégzését. Ennek részleteit a kormányrendelet nem rendezi, tehát a munkáltatóra bízza az ellenőrzéshez szükséges számítástechnikai eszköz kiválasztását és az ellenőrzés terjedelmét. Az ellenőrzési jog gyakorlása során a munkáltatónak rendeltetésszerűen kell eljárnia, tehát indokolatlanul nem zaklathatja a munkavállalóját, és az ellenőrzés nem jelenthet a munkavállalónak vagy a vele együtt élők számára aránytalan terhet. Ezen túlmenően adatvédelmi szabályok is megkötik a munkáltatók kezét, ugyanis az alkalmazandó ellenőrzési eszközökről és az ellenőrzés terjedelméről és egyéb feltételeiről a munkáltatók kötelesek a munkavállalókat előzetesen tájékoztatni.
Az új szabályozás alapján érdemes a céges távmunka-szabályokat újragondolni, és amennyiben a felek el kívánnak térni a kormányrendeletben foglaltaktól, úgy a feltételeket megállapodásokban rögzíteni szükséges.
A fenti hír forrása és a teljes cikk a PWC Hungary honlapján olvasható.
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
