A vezetői megbeszélések megreformálása
Mit gondol, mi az, amivel a legtöbb időt töltik ma a vezetők? Nem nehéz kitalálni: a vezetői megbeszélés. A vezetők küszködnek azzal, hogy „mikor dolgozzanak”, amikor egyik megbeszélésről a másikba esnek.
Ennek a cikknek a megírását egy konkrét eset inspirálta, amelyekhez hasonlót egyre többet látok. Az egyik ügyfelem több mint heti 40 órát tölt meetingeken. És vannak mások is, akik nincsenek túl messze ettől. Kezd kirajzolódni egy tendencia a számomra, miszerint a vezetők lassan reggeltől estig megbeszéléseken ülnek.
Azt hiszem, eljött az ideje annak, hogy megreformáljuk a vezetői megbeszéléskultúrát, mert az teljesen világos, hogy a régi beidegződések már nem tarthatók tovább. Eredményes, hatékony és nem utolsósorban inspiráló megbeszélésekre van szükség, de csak a szükséges mennyiségben.
A vezetői megbeszélések megreformálását két fő tényező teszi szükségessé meglátásom szerint:
1. a digitalizáció végett felgyorsult életünk, és
2. a VUCA-jelenség, amiről a cikk későbbi részében részletesen szólok.
Vezetői megbeszélések a felgyorsult világban
A digitális technológia fejlődése a vállalati kultúrákban is látványos változást idézett elő, pl. nincsenek többé nyomtatott papírhegyek a tárgyalóasztalokon. Azonban nem csak ebben mérhető a digitalizáció nagy fokú térnyerése.
Régebben a vezetői megbeszélések fő célja a tájékoztatás-tájékozódás volt azért, hogy mindannyian képben legyenek arról, hogy más osztályokon, területeken mi történik. Ma ehhez már nem szükséges személyesen találkozni. Az aktualitásokat online is megoszthatjuk virtuális megbeszéléseken.
A fő szempont ma már nem az, hogy személyesen értesüljünk az aktualitásokról. A jelen nagy kihívása sokkal inkább az, hogy a túláradó híráramból gyorsan kiszűrjük mindazt, ami számunkra hasznos. És reagáljunk azokra a megkeresésekre (e-mailek, megbeszélésre való meghívások), amelyek tényleg fontosak. (Saját statisztikám szerint az e-mailezés a vezetők második legtöbb időt igénylő tevékenysége a megbeszéléseken való részvétel után.)
Íme néhány ötlet a vezetői megbeszélések hatékonyabbá tételéhez a felgyorsult világunkban
Tartson rövid, gyakoribb megbeszéléseket
A hosszúra nyúló vezetői megbeszélések helyett kombinálja inkább a napi gyors feladategyeztetéseket a heti-kétheti egy összefoglaló találkozóval, ahol megbeszélik a következő időszak feladatait és prioritásait. Ez a módszer igen hatékonyan bevált például az agilis szervezetekben, egy jó példája ennek a daily stand up.
Legyen világos, hogy mit vár el a résztvevőktől
Az ügyfeleimtől tudom, de utánanéztem és a Gallup felmérése is azt igazolja, hogy az alkalmazottak fele nem tudja, mit várnak tőle a munkahelyen. Vajon tudják-e, mit várnak tőlük egy megbeszélésen? A megbeszélésen való részvételnek is vannak szabályai, amelyeket érdemes tudatosítani a munkatársaiban. Ez vezetőként az ön feladata, segítséget itt talál: megbeszélés részvételi szabályai.
Biztasson fókuszálásra
Ennek lényege, hogy a megfelelő facilitálással el kell érnie, hogy a kívánt mederben tartsa az információk áramlását. Rövid és lényegre törő kérdésekkel elérheti, hogy a csapata mindvégig a megbeszélés fő témáján és a napirendi pontokon tartsa a figyelmét.
Lassuljon le, és váljon tudatosabbá
A tudatosság a rohanás visszafogását és lelassulást igényel. A lelassulással azonban fel tudja gyorsítani a lényeget, és azokra a dolgokra koncentrálhat, amelyek a legfontosabbak a csapata és szervezete szempontjából. Tudjon meg többet a tudatosságfókuszú csapatmegbeszélésekről.
A VUCA-jelenség
Semmi sem biztosabb, mint a bizonytalanság. Talán ez lehetne az egyik jelmondata annak a jelenségnek, amivel az üzleti világ vezetőinek nap mint nap szembe kell nézniük. Ez olyannyira téma már, hogy megszületett egy közös megnevezés is rá, amit az angol betűszóból alkottak: VUCA. De mit is jelent a VUCA pontosan?
V – volatility: folyton változó
U – uncertanty: bizonytalan
C – complexity: összetett
A – ambiguity: többféleképpen értelmezhető.
Egy korábbi cikkemben már összefoglaltam mindazokat a kihívásokat és a főbb megküzdési irányokat, amelyek a VUCA-világban a sikeres vezetők előtt állnak. Most további két olyan ötletet mutatok, amely kifejezetten a hatékonyabb megbeszélésfacilitálást célozza meg VUCA-környezetben.
Koncentráljon a valós idejű feladatokra
Hosszabb távú tervezés helyett, például hatékonyabbnak tűnik, ha bizonyos esetekben csak a valós idejű témákra fókuszálunk. Amikor az aktuális feladatok vannak csak a középpontban, nem vesztegetjük az időnket folyamatos újratervezésre. Amire azonban érdemes figyelni, hogy ne váljon folyamatos tűzoltássá a tevékenységünk.
Alakítson ki megbeszélési szokásokat
A VUCA-környezet jellemzője az állandó változás, ami sokak számára bizonytalanságérzéssel jár. Éppen ezért kiemelten fontos, hogy munkatársai közösséghez tartozását folyamatosan szem előtt tartsa és támogassa. Hogyan tudja ezt kivitelezni?
Alakítson ki közösségformáló rituálékat a megbeszéléseken. A Starbucks dolgozói kávékóstolásokkal egybekötött munkamegbeszéléseket tartanak. Az újító szervezetek csapatai rendszeresen meditálnak a megbeszélések részeként.
Gondolja át ön is, miként tudná összekapcsolni a vállalat profiljából adódó sajátosságokat és a rituálék erejét.
A vezetői megbeszélések eredményességének és hatékonyságának növelése terén sok a teendő mindenkinél. A vezetőkkel való munkám során éppen ezért egy teljes eszköztárat dolgoztam ki, amellyel ezt a kompetenciát fejleszteni tudom. Állok vele az ön rendelkezésére is!
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
