Ad hoc, azaz eseti munkahelyi megbeszélést hirtelen támadt ötletből hívunk össze, általában akkor, amikor egy speciális problémára keressük a gyors választ. Egyedisége és hatékonysága abban rejlik, hogy nem használunk előre elküldött napirendi pontokat vagy egyéb iránymutatókat az esemény megszervezésekor és levezetésében. Hanem csak és kizárólag magát az adott témát és célt adjuk meg kiindulási pontként.
Hogyan működik az ad hoc megbeszélés a gyakorlatban?
Egy ad hoc megbeszélés szervezője(vezetője) ismerteti magát a témát, amiért létrejött a találkozó. Egyúttal felvázolja ennek a típusú értekezletnek a kereteit is. Ez három fő alapelvből áll:
1. Megerősítjük a jelenlévőket abban, hogy a megfelelő emberek vannak jelen. Ennek az a lényege, hogy tudatosítsuk, nem véletlen, hogy azok a résztvevők, akik. Ez erősíti azt a hozzáállást, hogy „Oké, ha én vagyok a megfelelő személy a területemről, lássuk, mi az, amit hozzá tudok tenni a cél elérése vagy a problémamegoldás érdekében”.
2. Minden, ami kialakul és felmerül a munkahelyi megbeszélés folyamán, rendben van, vagyis az „úgy van jól, ahogy van” elv érvényes, ami az „itt és most”-ban tartja a figyelmet ahelyett, hogy minek is kellene történnie, vagy milyennek is kellene lennie.
3. És végül ennek a módszernek egy másik elve a „két láb”-szabály. Bármikor, amikor valaki úgy érzi, hogy éppen nem produktív, amit csinál, vagy nem kap új információt, használja a két lábát és álljon arrébb. Azaz, nyugodtan hagyja el a megbeszélés helyszínét, vagy tartson egy rövid szünetet.
A keretek felvázolását követően, jöhet a napirendi pontok felállítása közösen a jelenlevőkkel, a megbeszélés fő céljának megfelelően. Minden résztvevő pontokba szedi az általa hozzátenni kívánt mondanivalót vagy javaslatot, amit összegyűjtenek egy flipcharton vagy whiteboardon.
Mikor célszerű egy megbeszélést ad hoc összehívni?
Az ad hoc módszer alkalmazása alapvetően három helyzetben célszerű és eredményes:
- sürgős esetben, amikor azonnali eredményekre van szükség,
- komplex feladatoknál és problémáknál,
- konfliktushelyzetben, amikor a résztvevők között érdekellentétek alakultak ki, amit azonnal orvosolni szeretnénk.
Az ad hoc megbeszélések egyik jellegzetessége, hogy élő, és ott helyben bontakoznak ki a folyamatok, semmint előre megrendezetten. Másik, hogy bár egy ember vezeti végig a folyamatot, magát az értekezlet kibontakozását mégis a résztvevők alakítják.
Hogy minél jobban kidolgozzanak egy-egy napirendi pontot vagy adott témát, alkothatnak kisebb csoportokat is. Amire érdemes figyelni ad hoc megbeszélés összehívásakor, az az, hogy álljanak rendelkezésre itt is az elhangzottak rögzítéséhez és dokumentálásához szükséges eszközök.
Az ad hoc megbeszélések vezetése tartogat kihívásokat, különösen, ha eredményesek és hatékonyak akarunk lenni. A jó hírem azonban az, hogy ez a megbeszéléstípus is tanulható. Egy teljes eszközkészletet dolgoztam ki a fejlesztésére, ami önnek is segíthet abban, hogy új utakon induljon el a megbeszélésvezetésben.
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
