Telefon: +36 70 6363 538

Hatékony döntéshozatalHogyan tegye hatékonnyá a döntéshozatalt a szervezetben?

Meglepően sok szervezet nem látja tisztán, hogy milyen döntéseket kell meghoznia, hogy a döntések meghozataláért ki a felelős, és milyen a hatékony döntéshozatal.

A szervezetek nagy átalakuláson mennek keresztül, a döntések egyre lejjebb születnek a vállalati hierarchiában, ami szövevényessé teheti különösen egy nagyobb cég esetében, hogy ki és miben dönt.

A hatékony döntéshozatal pedig fontos, mivel erősen összefügg a jobb üzleti eredményekkel, mint azt a Deloitte kutatása is jól mutatja.

A kevésbé szervezett vállalatokhoz képest a jobban szervezett vállalatoknál:

• 3-szor nagyobb valószínűséggel hoznak létre piacot felforgató új termékeket és szolgáltatásokat,
• 1,9-szer nagyobb valószínűséggel tudnak magas szintű ügyfél-elégedettséget elérni,
• 1,3-szor nagyobb valószínűséggel teljesítik pénzügyi céljaikat.

Minél magasabb fokú a szervezettség, annál jobbak tehát az üzleti eredmények.

Ha nem egyértelmű, hogy ki felel a döntéshozásért, akkor nem születnek időben döntések. Így a szervezet értékes időt veszíthet és vonhat el az új termékfejlesztéstől, a meglévő termékek ügyféligényekre szabásától, az új piacokra történő belépéstől, és más létfontosságú tevékenységektől.

Az a kockázat is felmerül, hogy a felelősség tisztázatlansága miatt bizonyos döntések egyszerűen elmaradnak.

Érdemes tisztázni tehát bizonyos kérdéseket a döntéshozatallal kapcsolatban. Ebben a tekintetben vezetőként a következő kérdéseket teheti fel a saját területére vonatkozóan:

  • Miről hozunk általában döntéseket?
  • Kik vannak felhatalmazva arra, hogy döntsenek?
  • Hogyan támogatják a folyamatok és az eszközök a döntéshozást?

Ha nem egyértelműek a válaszai, akkor érdemes összeállítani a döntéshelyzetek és döntéshozók listáját, melynek nem feltétlenül kell teljesnek lennie. A lényeg, hogy meghatározza a területén legfontosabb döntéseket és felelősöket.

A következőket lehet érdemes még átgondolni: milyen gyakran kell a döntéshozóknak összeülniük, milyen témákban kell egyeztetniük, milyen adatokra, kutatásokra, szakértői véleményekre, útmutatókra van szükség a megfontolt és időbeli döntések meghozatalához.

Miért olyan nehéz a döntéshozási jogköröket rendbe tenni?

Először is sokszor azt feltételezik a vezetők, hogy a szerepkörökből vagy munkafolyamatokból eleve adódik, hogy kinek miben kellene dönteni. Másik probléma, maga a szervezet mérete és komplexitása. Az egymást átfedő felelősségkörök sokszor nem segítenek annak átlátásában, hogy ki hozza a döntéseket.

Előfordulhat, hogy a döntési jogkörök tisztázása egyes vezetőknek nem érdeke. Előnyösebb számukra, hogy a döntéshozás homályban maradjon, így a döntéseket személyes érdektől vezérelve is meghozhatják, és nincs világos elszámoltatás sem.

A döntéshozási jogkörök tisztázásának négy módja

A döntéshozás tisztázása nem különösebben bonyolult dolog, csak néhány tényezőtől függ.

1. A döntéshozási jogkörök tisztázása

Amennyiben nincs pontosan tisztázva, hogy ki, milyen döntéseket hoz, és hogyan, használhatunk olyan eszközt, mely segít kijelölni az egyes döntéshozási szerepeket.

Ilyen például a RACI, melyben a mozaikszó a következőket jelenti:

  • Responsible – felelős,
  • Accountable – elszámoltatható,
  • Consulted – bevont és
  • Informed –tájékoztatott.

Vagyis ki felel a döntés végrehajtásáért, ki számoltatható el a döntés eredményéért, kit kell bevonni, akitől információkat kaphatunk, és kit kell tájékoztatnunk a döntésről és annak eredményéről.

2. Átláthatóság megteremtése

Attól, hogy valamilyen eszközzel, pl. RACI-val meghatározzuk a döntéshozási szerepeket, a döntéshozás még nem lesz feltétlenül se hatékony, se transzparens. A hatékonysághoz és átláthatósághoz még pár dolgot tisztázni kell. Ki, mikor és hogyan értékeli a döntéshozás eredményeit? Milyen döntéseket, milyen körben teszünk nyilvánossá a szervezeten belül?

A cél nem az, hogy a rossz döntések következményei miatt rámutassunk a bűnbakra. Hanem sokkal inkább az, hogy így a szervezet levonja a tanulságokat a múltban hozott döntésekről, tanuljon a kudarcaiból és sikereiből.

A döntéshozók pedig megtanulják, hogy nem elég tisztában lenniük saját döntéshozási jogkörük határaival, hanem át kell látniuk a többiek döntéshozási szerepét is. Ilyen módon beazonosíthatóvá válnak a döntéshozás szűk keresztmetszetei és akadályai.

3. A közös jövőkép folyamatos formálása

Előfordul, hogy a szervezet bizonyos döntéseket nem egyénekre, hanem csoportokra bíz. A csoportos döntés egyszerre több perspektívát képes felsorakoztatni, így jobb lesz a döntés minősége.
A hátulütője az, hogy ha nem találnak jó módszert a kollektív döntéshozásra, akkor hátráltató versengés vagy széthúzás jöhet létre, ami lelassítja a döntéshozatalt és rontja a minőséget. Ez a kockázat viszont csökken, ha a csoporton belül mindenki ugyanazon küldetés mögé sorakozik föl.

4. A döntések minél közelebb szülessenek az ügyfélhez

A legjobban teljesítő szervezetek már megtanulták, hogy minél közelebb kell meghozni a döntéseket az ügyfélhez. Például, egy híres fogyasztói cikkeket értékesítő vállalat elhatározta, hogy új, rugalmas kereskedelmi központot hoz létre, mellyel szeretett volna jobban megfelelni az ügyféligényeknek. Az olyan döntéseket, mint csomagolás és szállítás, rábízták egy ügyfelekkel kapcsolatban álló belső, több funkciót képviselő csapatra. Így olyan rendszer jött létre, melynek segítségével szinte azonnal meg tudtak felelni bármely ügyféligény-változásnak.

A Deloitte adatai szerint 2016–2017 között azok a vállalatok, melyek a fenti pontokban jól teljesítettek, évről évre átlag 45%-kal tudták javítani egy részvényre jutó nyereségüket, míg a rosszul teljesítőknél ugyanez 88%-kal romlott.

A világos döntési jogkörök versenyelőnyt jelentenek

A döntési jogkörök tisztázása nem egyszerű feladat. Igényli a felső vezetők jóváhagyását, a folyamatok átláthatóságát, és bizonyos esetekben a döntések delegálását alsóbb szintekre. A folyamatból származó előnyök messze felülmúlják a befektetett munkát. A döntési jogkörök tisztázásának részletes, jól átgondolt megközelítésével a szervezet elősegítheti az átláthatóság és elszámoltathatóság kultúrájának létrejöttét a szervezeten belül, mely segíteni fog abban, hogy a vállalat versenyképesebb és rugalmasabb lehessen.

Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek olyan vezetői kompetenciákra szert tenni, amellyel jó vezető válhat önből, bármilyen vezetői szerepkörben is van.

Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.

Cikkeimet vezetők számára készítem abból a célból, hogy tudatosabb vezetővé váljanak és segíteni tudják a munkatársaikat abban, hogy célt, értelmet és megelégedettséget találjanak a munkájukban.

Amennyiben ön az oldalamról gyűjt anyagot a saját cikkéhez, szeretném felhívni a figyelmét a szellemi tulajdon tiszteletben tartására. Kérem, amennyiben a cikkeimből írja a sajátját, úgy a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye, és tüntesse fel a forrást: vezetofejlesztes.hu

Kránitz Éva, MBA

„Olyan vezetői kultúra kialakításához szeretnék hozzájárulni, ahol a vezetők tudatosak abban, amit teremtenek és támogatják munkatársaikat abban, hogy célt, értelmet és megelégedettséget találjanak a munkájukban. ”