Tegye fel ezt a 4 kérdést mielőtt megszervezi a következő megbeszélést!
A munkamegbeszélés, értekezlet, csapatmegbeszélés – nevezzük bárhogy, célja leggyakrabban a teljesítmény nyomon követése, a haladás előmozdítása. Megbeszélést szervezhet, ha nem világos, hogyan tovább egy projekt során, vagy ha megrekedtek a kivitelezésben. Lehet, hogy egy problémára szeretne megoldást találni, vagy nagy horderejű döntést hozni. Vagy úgy érzi, hogy új ötleteket kell összegyűjteniük,esetleg a személyes vagy szervezeti fejlődést ösztönözniük.
Bármi is legyen a következő csoportos megbeszélés célja, gondolja végig a következő négy kérdés alapján, hogy biztosan van-e értelme azt összehívni.
1. Milyen létszámú a munkamegbeszélés, amit tervez?
A 8–10 fő feletti munkamegbeszélés már inkább előadás, amit rögzíthetünk szöveg-kép-hang formában. Elkészítjük a prezentációnkat a szokásos módon, majd alámondjuk a szövegünket és e-mailen elküldjük az érintetteknek, vagy közös mappába helyezzük el, ahol mindenki eléri. A felmerülő kérdéseket pedig egy később időpontban chaten megbeszélhetjük. Ennek az az előnye, hogy mindenki olyan időpontban tekintheti meg a prezentációnkat, amikor számára a legelőnyösebb. Nem muszáj a legproduktívabb időszakában.
8 fő esetén 1 órás megbeszéléssel számolva 8 óra a kollektív időfelhasználás. Számolja bele a megbeszélésre való felkészülési időket, a helyszínre jutás idejét és az esetleges utómunkálatokat. Lehet, hogy mindez szervezeti szinten már tíz órát tesz ki. Biztosan megér ennyit a téma? Vagy rövidebb idő alatt, esetleg kevesebb résztvevővel is elérhető a cél?
Mindezek alapján már sokkal megfontoltabban döntheti el, hogy valóban szükség van-e a megbeszélés olyan formájára, ahogyan azt eredetileg elképzelte. Lehet, hogy ön is, és a munkatársai is, sokkal eredményesebben ki tudnák használni a felszabadult időt.
Ne feledje, hogy vezetőként nemcsak a saját hatékonyságáért felel, hanem a kollektív időpocsékolás minimalizálásáért is.
2.Tájékoztatni szeretne, vagy tájékozódni?
Ennek a cikknek az apropóját az adta, hogy az egyik ügyfelem elmesélte, hogy a felettese állandóan megbeszéléseket hív össze. Megkérdeztem, miért van szükség annyi megbeszélésre? Azt válaszolta, hogy a főnöke képben szeretne lenni és felfelé közvetíteni a tőlük kapott információkat.
Van az a helyzet, amikor a vezető közölni akar valamit másokkal, vagy éppen ellenkezőleg: információkat szeretne gyűjteni. A megbeszélés, amire sokakat meghív, elsősorban a saját érdekeit szolgálja. Hagyományos vezetői kultúrákban nem lepődünk meg ezen. Egy mai, modern szervezetben azonban ez már nem tartozik a követendő gyakorlatok közé.
Megbeszélés összehívása helyett érdemes átgondolni, hogy mit és kivel szeretne közölni és milyen információkra van szüksége. Nem utolsósorban, a meghívottak szempontjából van-e hozadéka a közös megbeszélésnek. Így már egyértelműen látni fogja, hogy minek van értelme, és hatékonyság szempontjából összességében hogyan járnak jól.
3. Mindenképpen szükség van személyes megbeszélésre?
Sok esetben az interaktív kommunikációban nem szükséges az, hogy személyesen is jelen legyenek. Hiszen ma már a technikának köszönhetően számtalan formában beszélgethet másokkal, anélkül, hogy találkoznának.
Egy online chatben gyorsan és röviden választ kaphat a legsürgetőbb kérdéseire. Ha ettől több elmélyülés szükséges, egy telefonbeszélgetés vagy videokonferencia is alkalmas lehet. További nagy előnye az online megbeszéléseknek, hogy megspórolják a személyes jelenléthez szükséges oda-vissza közlekedés idejét is. Nem beszélve arról, hogy mindig vannak kis késések, amelyek további várakozásokat okozhatnak.
Végezetül, ha mégis arra jut a fenti kérdések megválaszolását követően, hogy személyes megbeszélés szükséges az adott témában, akkor mindenképp gondolja át, hogyan tudja azt a leghatékonyabbá tenni. Legyen tudatában annak, hogy mi a megbeszélés célja és mit vár eredményként.
4. Biztosan valós idejű kommunikációra van szükség?
Amikor a munkamegbeszélés célja, hogy másokat valamiről tájékoztasson, vagy válaszokra van szüksége,esetleg a munkatársai szakértelmére, sok esetben feleslegesek a valós idejű találkozások.
Érdemes ezt azokban az esetekben jobban átgondolnia, amikor például egy hírt közölne, vagy egy anyagról, ötletéről, javaslatáról szeretne visszajelzést kapni. Ezekben az esetekben, ha e-mailben elküldi a tájékoztatót vagy a kérdéseit, a munkatársak sokkal hatékonyabban férnek hozzá információkhoz. Vagy tehetik hozzá a maguk válaszait, észrevételeit. Kevésbé stresszes és inspirálóbb is bizonyos esetekben, ha mindenki egyedül, a saját idejében és környezetében gondolhatja át a kapott információt, feltett kérdést.
Ha pedig mégis a valós idejű kommunikációt gondolja hatékonyabbnak, akkor más módokat is találhat erre. Például egy telefonbeszélgetés vagy telekonferencia.
Tudatosan végiggondolva a fentieket, jelentősen csökkentheti az idejüket feleslegesen vesztegető munkamegbeszélések idejét és számát. Mindezt a felszabadult időt pedig sokkal hatékonyabb munkavégzésre fordíthatja ön is, és a munkatársai is.
Ha önt is sok megbeszélésre hívják, nyugodtan ossza meg a cikkem a munkamegbeszéléseket kiíró munkatársaival.
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
