A technikai eszközök fejlődésének hatása végiggyűrűzött az üzleti világ és a szervezeti kommunikáció szinte minden területén. Ennek köszönhetően, egy munkamegbeszélés a világ különböző tájain dolgozó kollégákkal éppúgy nem okoz ma már gondot, mint a szomszéd irodában dolgozó munkatársakkal.
Ha a koronavírus kockázatának csökkentése végett otthoni munkavégzést választ vagy arra kötelezik, akkor cikkem segítségével áttekintheti a legfontosabb tudnivalókat virtuális megbeszélés eredményes vezetésével kapcsolatban.
Vannak ugyanis bizonyos szempontok, amelyekről ha tud, és alkalmaz is, eredményesebb távoli megbeszéléseket (pl. vezetőségi értekezleteket, szakértői konzultációkat, belső képzéseket, állásinterjúkat) tud folytatni földrajzilag távol lévő munkatársakkal, ügyfelekkel, üzleti partnerekkel vagy akár álláspályázókkal.
Mire figyeljen, ha virtuális megbeszéléséket szervez és vezet? Ehhez adok támpontokat ebben az írásban.
A megfelelő online eszközök kiválasztása
A technológia fontos szerepet játszik a hatékony együttműködés biztosításában. Legtöbbünknél bevett dolog a telefonkonferencia, amit lassan lecserélünk videóalapúra, vagy olyan sokoldalú, virtuális együttműködést lehetővé tevő megoldásra, amely egyetlen eszközben integrálja a hangot, a videót, a képernyő- és fájlmegosztást, valamint a közösségi felületeket.
Mivel a technikai eszközök széles tárháza áll ma már a rendelkezésére egy online megbeszélés lebonyolításához, fontos, hogy ki tudja választani, mi az, ami az ön céljait a legjobban szolgálja. Tekintsük át röviden, mire érdemes figyelnie.
Ha egy közös munkaanyagon dolgozunk több munkatársunkkal egy időben, földrajzilag távol egymástól, akkor a Google Docs lehet a megoldás. Láthatjuk a szerkesztéseket azok végrehajtásának pillanatában. A beépített csevegőn keresztül kommunikálhatunk, megjegyzéseket fűzhetünk a közös munkához és kérdéseket tehetünk fel egymásnak.A Google Dokumentumok offline módban a Chrome böngészőből érhető el.
Ha szükséges, hogy lássuk a résztvevők reakcióit, egy videókonferencia-szoftverre lesz szükségünk. A legelterjedtebb és talán legnépszerűbb a Skype, amihez ingyenesen férhetünk hozzá. Alkalmas hang- és HD minőségű videohívásra. Azonnal választ adhatunk üzenetekre, és a beépített képernyőmegosztással egyszerűen megoszthatjuk a prezentációinkat, képeket vagy bármi mást a képernyőn a hívások közben.
Sokoldalú szolgáltatást nyújt a Google Hangouts, ami Wi-Fi-n keresztüli telefonbeszélgetésre és videohívás indítására alkalmas. 2017 márciusában bejelentették, hogy a hagyományos Hangouts szolgáltatást olyan irányban fejlesztik tovább, amellyel segíthetik a csapatok együttműködését. Így jött létre a Hangouts Chat és a Hangouts Meet, amelyek 2020 júniusa után elérhetőek lesznek a Hangouts felhasználóinak.
Ajánlom még a Microsoft Teamset is, ami egy chatalapú kommunikációs és csapatmunkaeszköz. A Teamsből indítható hang-, video- és konferenciahívás. Online értekezleteket tarthatunk (négyszemközt, csapat- és élő eseményeket akár 10 000 személlyel is) a különféle platformokon, egységes felületen.Hatékonyabbá tehetjük az online értekezletünket a háttér-információk és tartalmak megosztásával.
A videókonferenciás világban a Cisco által üzemeltetett Webex csoportmunkaeszközt is sokan használják a virtuális megbeszélés eszközeként. Sok funkciója van, pl. csoportos üzenetküldés, feladatok kiosztása, priorizálása, fájlmegosztás, közös rajztábla, amire bárki írhat, rajzolhat, feladatokat, emlékeztetőket tűzhet rá, mintha csak egy tárgyalóban tenné.
Ha vannak olyan csapattagok, akik idegenkednek az ilyen eszközök használatától, megéri időt fektetni a képzésükbe és a bizalmuk kiépítésébe.
Figyeljen az eltérő időzónákra
Ez abban az esetben kíván külön figyelmet, amikor munkatársai különböző időzónákban lévő területekről jelentkeznek be. Ez megkívánja, hogy a virtuális megbeszélés minden résztvevő számára elfogadható időpontban legyen megtartva.
Ehhez kiváló eszközök állnak rendelkezésre, amelyek – az adatokat betáplálva – könnyedén megmutatják önnek, hogy melyek a legmegfelelőbb időpontok. Ilyen programok például: World Clock Meeting Planner, Worldtimebuddy.
A jó csapathangulat a virtuális megbeszélés sikeréhez is elengedhetetlen
Ha a csapattagok nem egy helyen vannak, nehezebb kifejleszteni azokat a csapatjellemzőket, amelyekre szükség van ahhoz, hogy a csapat eredményesen és hatékonyan működjön együtt. A személyesebb, kötetlenebb hangulat is sokkal természetesebb és könnyebben kivitelezhető, amikor személyesen is találkozhatnak a munkatársak egymással.
Mi a helyzet az online megbeszélések esetében?
Egy tanulmány szerint azok a munkatársak, akik megoszthattak valamilyen személyes történetet magukról, több ötletet adnak hozzá a megbeszélésekhez, mint a többi társaik.
Ha nem ismerik a csapattagok egymást, akkor kialakíthatnak online közösségi teret, ahol a megbeszéléseken kívül is „találkozhatnak” egymással. Ez lehet csoport vagy chat funkció, vagy akár egy virtuális szokás kialakítása, pl. heti rendszeres virtuális találkozó.
Olvastam valahol egy jó ötletet, amivel közelebb hozhatjuk a megbeszélés résztvevőit egymáshoz. Kérjünk meg mindenkit, hogy a kamerájával „nézzen ki az ablakon”, és mutassa meg másoknak, hogy mit lát, ha éppen nem a képernyőt bámulja. Ez egy jó indítása lehet a következő online megbeszélésnek. Csak arra figyeljen, hogy mindez ne vegyen el túl sok időt!
A virtuális megbeszélések utánkövetése
A virtuális megbeszélés eredményességének egyik mérföldköve, ha a végén mindenki úgy távozik, hogy tiszta képe van a „hogyan tovább”-ról. Ehhez elengedhetetlenek az alábbiak:
- melyek a főbb tervezett feladatok,
- kik a felelősök az egyes feladatok esetében,
- határidők vannak-e hozzárendelve az egyes feladatokhoz,
- mikor lesz a következő megbeszélés vagy egyeztetés ideje.
És, javaslok még egy utolsó teendőt. Minden résztvevőtől gyűjtse be, hogy mi a véleménye a megbeszélésről. Ez meg lehet tenni írásban e-mailen keresztül, vagy egy kérdőív formájában (akár név nélkül is). Jó lehetőség ez önnek arra, hogy a következő megbeszélések eredményességét már ezeknek a visszajelzéseknek a birtokában tovább növelje.
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
