Minden csapat kezdetben csak egy csoport, amely nem más, mint egyének gyülekezete. A vezetőtől várjuk, hogy egy összetartozó csapat jöjjön létre, amelynek a tagjai elköteleződnek a közös jövőkép és célok mellett.
Általában a vezető felel a megfelelő tagok kiválasztásáért, a pozitív hozzáállás és a bizalom kialakításáért. Az igazi csapat létrejötte után a legfontosabb feladatai már csak a csapat fejlesztése és a teljesítmény menedzselése.
A virtuális csapat esetében sincs mindez másképpen, a vezetőnek ugyanúgy fontos feladata a munka támogatása, csak fizikai jelenlét nélkül. A virtuális vezetőnek három fő szerepe van: iránymutató, aki gondoskodik róla, hogy minden tevékenység az átfogó cél elérését szolgálja, az együttműködés koordinátora és inspirátora, aki felhatalmazza munkatársait a célt szolgáló teendők elvégzésére, és lelkesíti őket, hogy a legjobbat hozzák ki magukból. Ezek a szerepek nem sokban különböznek a klasszikus vezetői szerepektől, az eltérés leginkább a kommunikáció újszerű lehetőségeiben van.
Mik a virtuális csapatmunka előnyei?
Az irodai zavaró körülmények hiánya: Ügyfeleimtől tudom, hogy az irodai zaj az egyik legenergiarablóbb dolog. A második legzavaróbbnak vélt körülmény az állandó megszakítások, azok a helyzetek, amikor a munkatársaink odajönnek az asztalunkhoz kérdezni valamit, általában olyasmit, amit önállóan is meg tudnának oldani.
Elmélyedhetünk a munkában: A zavaró körülmények hiányából fakad (élve azzal a feltételezéssel, hogy a munkavégzésünk nyugodt körülmények között történik), hogy el tudunk mélyülni a munkában, amiről tudjuk, hogy növeli a kreativitásunkat és termelékenységüket. Rövidebb idő alatt teljesítünk, ha flow-ban vagyunk.
Aszinkron munkalehetőség: A szinkron módszerek közé tartoznak a virtuális találkozók, chatek és az sms-ek, az aszinkron módszerek közé pedig az elektronikus úton továbbított dokumentumok, vagy a mindenki számára rendelkezésre álló tudástárak. Az aszinkron munka azt jelenti, hogy nem kell mindent valós időben elvégezni, hanem magunk osztjuk be az időnket.
Saját ütemünkben dolgozhatunk: A nem valós idejű munka lehetővé teszi, hogy a saját életritmusunk figyelembevételével dolgozzunk, ami sokkal oldottabb lehet, mint ha minden pillanatban mások igényeinek, kérésének vagyunk kitéve a munkahelyi irodai környezetben.
Mik a virtuális csapatmunka hátrányai?
A személyes felügyelet hiánya: A vezetők aggódhatnak amiatt, hogy ebben a helyzetben a munkatársaik nem dolgoznak elég keményen és hatékonyan. A munkavállalók pedig megszenvedhetik a vezetői támogatás és a kommunikáció csökkent, vagy éppen ellenkezőleg, túlzott mértékét.
Az információhoz való hozzáférés hiánya: A távmunka idején sokkal több időbe kerül megtalálni azt a munkatársat, akitől az adott információ beszerezhető. Sokszor egy egyszerű kérdésre is nehezen jön meg a válasz. Ha valakinek rossz napja van az irodában, az jobban elfogadható a munkatársak számára, mint az, ha az illető egy távoli helyről küld egy kurta e-mailt, ami sértődéshez vezethet.
Társadalmi izoláció: Az egyedüllét az, amelyre a legtöbb távmunkát végző panaszkodik. Hiányzik az irodai informális kapcsolatrendszer. Az ilyen helyzetet valószínűleg az extrovertált típusú munkatársak szenvedik meg jobban. Hosszú távon mindenki úgy érezheti, hogy kevésbé kötődik szervezetéhez, mint korábban, ami akár a cégből való kilépés fontolgatásához is vezethet.
Zavaró tényezők otthon végzett munka esetében: Az emberben rögtön az a kép jelenik meg, amikor az anya a nappali padlóján ülve, ölében gyermekével éppen valamit ír a laptopján. A munkaadóknak figyelniük kell arra, hogy megoldott-e a nyugodt munkakörnyezet és a gyermekek ellátása, mielőtt munkatársaiknak lehetővé teszik az otthonról végzett munkát. A jelenlegi krízis idején viszont valószínű, hogy a home office-ban dolgozó munkatársaknak a kevésbé optimális otthoni feltételekkel is meg kellett elégedniük.
Virtuális csapat vezetésének sikerkritériumai
Az alábbiakban a virtuális csapat vezetésének néhány sikerkritériumát gyűjtöttem össze:
-
Változatos kommunikációs eszközök használata – Az e-mail levelezést érdemes telefonos vagy videokonferencia-beszélgetésekkel élénkíteni. A videokonferenciák hatékonyságát pedig személyes összejövetelekkel növelni.
-
Írásban is rögzített célrendszer, projektspecifikáció és teljesítménymérés (sikerkritérium-rendszer) meghatározása – Minden résztvevő számára világossá kell tenni, hogy mi a feladat, milyen eredményeket kell elérni, miért van szükség a munkára (munkájára). Kikkel fog együtt dolgozni, kinek mi lesz a szerepe a csapatmunkában, milyen költségek merülhetnek fel, ki lesz a költségviselő, milyen technológiát használnak majd az együttműködés során.
-
Az együttműködéssel kapcsolatos szabályok felállítása – Az egyes nemzeti, regionális és szervezeti kultúrák közötti különbségek áthidalása érdekében bizonyos szabályok lefektetése. Például válaszidők, döntési szabályok tekintetében. Ezenkívül meg kell állapodni az elérhetőségről, azaz tudni kell, hogy kit mikor és milyen módon lehet elérni.
-
Nyomon követés és a közös munka lezárása – A munka eredményének reális megítélése, a csapattagok részvételének és a folyamatoknak az állandó nyomon követése. A következő lépések meghatározása, a munka lezárása és dokumentálása.
-
Telefonkonferenciákon tagolt, könnyen érthető beszéd alkalmazása – Az információk tisztán, tömören és vizuálisan szemléletes formában történő közlése, például felsorolásokkal.
-
Megbeszélések facilitálása – A megbeszélés strukturálása, mások bevonása például kérdések feltételével, mások véleményének és ötleteinek figyelmes végighallgatása, a megértés ellenőrzése, az elhangzott információk összefoglalása.
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
