Munkafronton rövid válasz: „Minden.” Ismerős?
Függetlenül attól, hogy ön kérdezi a felettesétől, vagy öntől kérdezik a munkatársai, hogy mi a prioritás.
Minden vezetőhöz, akivel dolgozom, van coachingtervem, amiben lejegyzetelem, hogy kivel mit tervezek, és hogyan szeretném azt elérni. Amolyan saját szakmai jegyzet, ha majd lesz időm könyvet írni, jó szolgálatot fog tenni. Megnéztem, vajon hányszor fordul elő benne a prioritás szó: 34-szer a 171 oldalon. Íme néhány a bejegyzéseim közül:
„Van egy 70 tételes listája, amit a csapatvezetőkkel heti szinten átvesz. Ez prioritásokat is tartalmaz, de van olyan, hogy a fő prioritás további alprioritásokra bomlik.”
„A prioritási »algoritmust« átbeszélte a menedzsmenttel, és ez alapján most már el tudja dönteni minden feladatról, hogy mi a prioritás.”
„Nem tudja, mit várnak el tőle konkrétan. Szerinte valószínűleg azt, hogy a projektek menjenek gördülékenyen. 8 belső ügyfele van, akiknek összesen van 13 projektjük. Prioritást a főnök nem mond, ennyit lehetetlenség ellátni rendesen. Két belső ügyféllel őszinte a kapcsolata, velük jól együtt tud működni. Ha ők azt mondják, tényleg fontos nekik a munka, akkor azt előrébb sorolja, ha nem, akkor más élvez előnyt. Vannak, akik erőből nyomják a magukét, és többször kiderült, hogy nem lett volna annyira fontos.”
„A prioritásokat nem látja. Az is kérdés, kitől fogad el feladatot. Lehet, hogy csak rányomnak feladatokat. Olyan feladatot is kapott, amihez úgy érzi, semmi köze.”
„Nem tud megfelelni az ellentmondó követelményeknek. Nem tudja, mit kellene előrevenni, hol vannak a prioritások.”
„Fogalma sincs arról ki, mivel foglalkozik. Most az ügyfél is tajtékzik a dühtől, mert nem tudják kimutatni, hogy ki, mit, mikor csinál. Eluralkodott egy olyan nézet, miszerint mindenki úgy csinál, mintha le lenne terhelve, és amikor tényleg csinálni kell valamit, azonnal azt kérdezik tőle, hogy akkor oké, mit hagyjanak el, mi legyen a prioritás.”
Ha minden ugyanolyan fontos, akkor semmi sem fontos igazán!
Így tudnám a legtömörebben összefoglalni a feladatok priorizálásának lényegét.
Személyes hatékonyság szempontjából a priorizálás az egyik leghatékonyabb eszköz. Akkor is, amikor a főnökétől kapott feladatokkal kell megbirkóznia. És akkor is, amikor beosztottjainak munkájához ad iránymutatást.
Hogyan képviselje a saját prioritásait a főnöke felé
A priorizálással kapcsolatos kihívások kezelésére egy jól bevált eszközt fejlesztettem ki az évek során, amivel nagyon rövid idő alatt növelhető a vezető személyes hatékonysága. Nem a klasszikusnak számító sürgős, fontos megfontolásból indulunk ki, hanem agilis szemlélettel a külső -belső ügyfelek elvárásaiból. Általában 2-3 coachingalkalom elegendő ahhoz, hogy rendbe tegyük a munkaszervezést, és a vezető elköteleződésétől függően 2-4 hét alatt be is tudja építeni a szükséges változásokat.
Egy olyan esetet szeretnék most megosztani, amikor nem azzal volt gond, hogy a vezető, nevezzük őt Gábornak, ne tudta volna priorizálni a feladatait, nagyon is tudta. Gyorsan és hatékonyan dolgozott, és a maga alatt lévőket is ugyanígy szervezte. Egy átlagos vezetőhöz képest sokkal, de sokkal erősebb volt munkaszervezés terén, amikor megismertem. A felettese azonban folyamatosan elégedetlen volt. Úgy kerültem képbe, hogy ha nem lesz sürgősen változás, akkor kirúgják (amire csak azért nem került sor korábban, mert már többeket kirúgtak, és félő volt, hogy ezzel teljesen lenullázzák a munkamorált). Adott volt tehát egy feladatzsonglőr vezető és egy elégedetlen főnök, akinek mindig minden fontos. Miből adódott a probléma?
A feladatok itt is – mint más modern multicégnél – egyszerre több irányból érkeztek, nem a felettesen keresztül. Mindezt tetézte az is, hogy nem „érkezett velük” egyértelmű besorolás a fontossági sorrendről. De ezzel nem is volt baj, mert Gábor úgy priorizált, mintha a saját cégét vezetné, a legjobb tudása szerint, minden döntésnél a cég érdekeit nézve. A konfliktust az okozta, hogy a főnöke csak azt látta, hogy éppen mi nincs kész, mire kell már megint várni, és éppen mi nem működik. Azt feltételezte, hogy Gábor nem végzi jól a dolgát, és valószínűleg attól tartott, hogy ez az ő állásába kerül.
Gábor olyan tempóban oldotta meg a feladatokat a csapatával, hogy eszébe se jutott, hogy azokat rendszerbe kellene foglalnia és esetleg láthatóvá tennie a főnöke (és akár más érintettek) számára. A megoldást egy olyan jól összeállított Excel-táblázat jelentette, amihez nemcsak a felettesének, de mások számára is hozzáférést adott. Egyszerre vált transzparenssé a munkája és az extra teljesítménye.
3 ötlet, hogyan jelezheti a prioritásait a vezetőjének
Cégenként különbözik a riportolás rendszere, ami valamelyest lazul, ahogy bomlanak le a szigorú szervezeti struktúrák és nagyobb szabadságot, bizalmat kapnak a vezetők a saját területük feladatainak, prioritásainak a meghatározásához. A felettest azonban érdemes valamennyire képben tartani.
1. Képviselje saját fontossági sorrendjét:
Mint a fenti példa is mutatja, jó, ha van egy naprakész feladatlistája a megfelelő fontossági sorrenddel ellátva. Ez főleg akkor hasznos, ha újabb és újabb feladatok érkeznek önhöz többektől. Ez alapján mindig következetesen láthatóvá tudja tenni, vagy egyeztetni tudja, hogy az új feladat hová kerüljön a rangsorban.
Gábor esetéből többek között azt a tanulságot vonhatjuk le, hogy akkor is érdemes kialakítani egy átlátható feladatkezelési, priorizálási rendszert, ha erre egyébként nem kérnek meg bennünket.
2. Tisztázza az elvárásokat:
Amikor a felettesétől kap új feladatokat, fontos az elvárásokat előre egyeztetni, pl. mi a prioritás. Vezetőként ön látja a leginkább a saját erőforrásait, csapatának lehetőségeit és a rendelkezésére álló eszközöket. Ha úgy látja, hogy nem kapott kellő időt a kivitelezésre, jelezze mielőbb. Ha nem áll rendelkezésre több idő, gondolja át, hogy erőforrásainak átcsoportosítása hogyan hat az egyéb teljesítményeikre. Majd ezt hozza a vezetője tudomására. A lényeg, hogy tisztázza, mit vár el öntől, és ha előre látja, hogy ezeknek nem tud megfelelni, akkor tisztázza a prioritásokat is. Így a valóban lényeges és megvalósítható elvárások mentén haladnak előre. És elkerülheti a kellemetlen magyarázkodásokat a későbbiekben.
3. Tájékoztassa rendszeresen a főnökét:
Az előzőekből következik, hogy a rendszeres tájékoztatás nélkülözhetetlen a közös elégedettséghez. Alakítson ki egy tájékoztatási rendszert. Minden eredményt – akár jó, akár rossz –, minden felmerülő nehézséget időben jelezzen. Így végső soron közösen kialakíthatják a szükséges lépéseket.
Hogyan segítheti a munkatársait a prioritások felállításában?
Vezetőként fontos megértenie, hogy beosztottjai számára minden fontos, ami öntől érkezik hozzájuk. Így önnek kell világossá tennie az elvárásait feléjük, például, hogy mi a prioritás. Hogyan?
Adjon szabadságot munkatársainak. Kutatások igazolják, hogy sokkal elégedettebbek a munkájukkal azok, akik maguk állíthatják fel a saját fontossági sorrendjüket. Például rendszeres időközönként, akár heti értekezleteken határozzák meg, kinek mi a legfontosabb feladata. Vagy minden reggel kezdjék azzal a napot, hogy munkatársai meghatározzák maguknak a top három aznapi feladatot.
Alakítson ki a csapatával közösen egy feladatlistát. A határidők betartása a projektek kivitelezésének kritikus pontja. Egy közös nyilvános feladatlista segít minden csapattag számára átlátni a feladatok fontossági sorrendjét. Valamint a saját szerepüket is tisztán látják a feladatok elvégzésében. A legtöbb csapatvezető ügyfelem ezt csinálja, működik.
Legyen proaktív. Számoljon azzal, hogy beosztottjai esetleg vonakodnak jelezni ön felé, ha nehézségeik adódnak a feladataik rangsorolásában. Éppen ezért legyen ön a kezdeményező ebben. Biztosítsa őket afelől, hogy nyitott az ilyen irányú egyeztetésekre. Ha valaki kérdéssel érkezik önhöz a feladataival kapcsolatban, bátorítsa őt, és köszönje meg a visszajelzést, melyet ezúton kapott. Ezzel egy támogató és megbízható vezető képe alakul ki önről.
Delegáljon hatékonyan. Ne elégedjen meg azzal, hogy csak kiad egy feladatot. Ha érthetővé teszi a „miért”-eket is, azzal segít munkatársának megérteni, hogy a helyén kezelje a kapott feladatot. Mindig tegye hozzá a határidőt is. E kettő ismeretében sokkal hatékonyabb és eredményesebb teljesítményekre számíthat.
Források:
https://www.lollydaskal.com/leadership/manage-leader-makes-everything-urgent/
https://medium.com/leading-and-managing/effective-managers-go-to-war-with-problem-priorities-3a4f8c85da08
https://thriveglobal.com/stories/how-to-help-your-team-prioritize/
https://tinybuddha.com/blog/how-to-start-setting-boundaries-and-prioritizing-your-needs/
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
