A munkahelyi megbeszéléseknek széles skálája van. Ön mindegyiket ismeri?
Megbeszélés, értekezlet, meeting, nevezzük bárhogy – sokan nem szeretik, mert úgy érzik, túl sok felesleges idő megy el velük. Van, amikor valóban ez a helyzet. És van, amikor a vezetőn múlik, hogy eredményes, hatékony és inspiráló időtöltést teremtsen a megbeszélésekből.
A legelső lépés ehhez, hogy egyértelmű választ tudjon adni az alábbi kérdésekre minden alkalommal, amikor megbeszélést szervez:
1. Valóban szükség van a megbeszélésre?
2. Mi a megfelelő megbeszéléstípus ahhoz, hogy a kívánt cél elérje?
Ha nem biztos benne, hogy miről szól az első kérdés, olvassa el ezt a rövid írást: „Tegye fel ezt a négy kérdést, mielőtt megszervezi a következő munkamegbeszélést”.
És térjünk is rá a második kérdésre, a cikkem főtémájára. A megbeszéléseknek sok típusa van, attól függően, hogy mit szeretnénk elérni vagy milyen megfontolásból szervezzük. Ezek többnyire eltérő kommunikációt igényelnek, amivel sokan nincsenek tisztában. Éppen ezért fordulhat elő, hogy eredménytelenek, alacsony hatékonyságúak vagy unalmasak.
Hogy ön minél előnyösebben ki tudja használni a megbeszélésekben rejlő lehetőségeket, a következőkben bemutatom a munkahelyi megbeszélések leggyakoribb típusát négy fő csoportra bontva.
I. Nyomon követő munkamegbeszélések
Valószínűleg ezek azok a megbeszélések, amelyeket mindenki – akár vezető, akár munkatárs – biztosan ismer. Ezek általában rendszeres találkozások a folyamatban lévő ügyek nyomon követése, a csapattagok munkájának összehangolása és a témák priorizálása céljából.
Hagyományos munkakultúrákban ezek a megbeszélések gyakran a vezető és a munkatárs között négyszemközt zajlanak, de ezek felett már lassan eljár az idő. Egyre gyakoribbak a csoportos megbeszélések saját csapatunkkal, vagy más területeken dolgozó munkatársakkal, akikkel egy projekten dolgozunk.
Főbb kérdések:
- A legutóbbi találkozó óta mi történt?Mi változott?
- Hogyan teljesítettünk?
- Hol tartunk most? Mit szükséges még tenni?
- Hol kell beavatkozni?
- Mi a következő cél, teendő?
Példák:
- napi gyorsmegbeszélés, más néven daily stand up
- heti csapatmegbeszélés
- sprintfelülvizsgálat
- műszakváltó átadás-átvétel
- menedzsmentmeeting
- projektstátusz-megbeszélés
- problémamegoldó megbeszélés
Cél:
- az elvégzendő feladatok listájának aktualizálása
- egyértelművé tétele annak, hogy ki mivel foglalkozik
- a munka elvégzésének útjában álló problémák, akadályok feloldása
- az elért sikerek és visszajelzések láthatóvá tétele
- tevékenységek és döntések dokumentálása
- a munkafolyamat lendületének fenntartása
II. Fejlődésfókuszú megbeszélések
A fejlődést katalizáló megbeszélések fő célja a tanulás és fejlődés előmozdítása. Ezeknek a megbeszéléseknek a vezetése gyakran speciális szaktudást és készségeket igényel, valamint némi jártasságot is.
Főbb kérdések:
- Mi volt a célod, és abból mit sikerült elérned?
- Mik a tanulságok a számodra?
- Mit fogsz másképpen tenni a jövőben?
- Miben érzed magad igazán kompetensnek?
- Mit szeretnél tanulni, miben szeretnél fejlődni?
- Miben segíthetek?
- Mit tanulhatunk egymástól?
- Hogyan fejleszthetnénk a folyamatainkat?
Példák:
- Visszajelzés
- Coaching
- Sprintvisszatekintés, más néven retrospektív
- Karriermegbeszélés
- Konfliktusfeloldó megbeszélés
- Tréning, workshop
- Ügyfelek betanítása egy új termékre
- Új munkatársak betanítása
Cél:
- szakmai és személyes fejlődés biztosítása
- új munkakörbe történő beilleszkedés támogatása
- képet kapni az elért fejlődésről
- előléptetés, fizetésemelés megbeszélése
- a másik személy karrierelképzeléseinek megismerése
- segítségnyújtás
- új ötletek és javaslatok megismerése
- a lelkesedés megújítása, fenntartása
- tudás átadása
- a teljesítmények növelése az új kompetenciák által
- tanúsítványok, hitelesítések megszerzése
- kompetenciák fejlesztése a feladatok elvégzéséhez
- fejlettebb tudatosság
- munkafolyamatok fejlesztése
III. Tervező, döntéshozatali megbeszélések
A tervező megbeszélések célja egy terv megalkotásának a folyamata, amelynek során számos döntést kell meghozni. Miközben a terv melletti elköteleződés megteremtése is középpontban lehet.
A tervezés során, legyen szó stratégiai, pénzügyi vagy a szervezeti működéssel kapcsolatos tervezésről, esetleg egy új termék fejlesztéséről, a folyamat általában feltárással és az adott helyzet megértésével indul. Megoldási javaslatok összegyűjtésével és egy sor döntés meghozatalával folytatódik. Végül a legmegfelelőbb (cselekvési) terv megalkotásával végződik.
Fő jellemzője ennek a megbeszéléstípusnak, hogy több időt szánnak arra, hogy átgondoltabb, minőségibb eredményeket érjenek el, legyen szó akár stratégiai tervezésről, vagy akár rövid távú ötletelésről. Különleges alkalmak is lehetnek ezek a megbeszélések, amelyek nem tartoznak a rendszeres megbeszélések közé.
Főbb kérdések:
- Mit tudunk a helyzetről, igényekről?
- Mik a lehetőségeink?
- Mit tudunk tenni a megoldás érdekében?
- Melyek azok az ötletek, amelyek erre az adott helyzetre, kérdésre, problémára megoldások lehetnek?
- A jelen tudásunk alapján hogyan érhetjük el az új célunkat?
- Mi mellett tegyük le a voksunkat?
- Ki, miben, milyen határidővel felelős?
Példák:
- rendszeres/negyedéves stratégiai megbeszélés
- éves üzleti tervező megbeszélés
- sprinttervezés agilis szervezeteknél
- ötletbörze (pl. új termék tervezéséhez, esemény- vagy kampányszervezéshez)
- projekttervezés
- döntéshozatali megbeszélés
Cél:
- stratégia, egyértelmű irányok meghatározása
- döntések megszületése
- cselekvési tervek készítése
- külső forrásokhoz való hozzáférés
- az új ötletek felhasználása új tevékenységekhez, új termékekhez
- tervek készítése, azok implementálásának biztosítása
- rálátás arra, hogy hogyan kapcsolódnak össze az egyes munkafolyamatok
- a megvalósítás melletti elköteleződés biztosítása
IV. Bemutatkozó, ismerkedő megbeszélések
Lényege, hogy a résztvevők felmérjék, hogy tudnak-e hasznos munkakapcsolatot kialakítani és közösen együtt dolgozni a jövőben.
Főbb kérdések:
- Van-e értelme még találkozni a jövőben?
- Miként tudnánk együtt dolgozni?
Példák:
- állásinterjú
- értékesítési tárgyalás
- különböző területek szakértőinek első találkozása
- találkozás üzleti partnerrel (pl. beszállító)
- munkareggeli, munkaebéd
Cél:
- ismereteket szerezni egymásról
- döntést hozni a kapcsolatról
- új erőforrások bevonása (pl. munkatársak, üzleti partnerek)
- kapcsolatok építése, látókör szélesítése
- információ megosztása, terjesztése
- hírnév, elismerés szerzése
- új értékesítési (vagy befektetési célú) kapcsolatok kiépítése
- rálátás arra, hogy mi történik más vállalatoknál
Mindegyik megbeszéléstípus vezetése más és más felkészülést igényel. Örömmel segítem önt abban, hogyan vezessen különböző típusú megbeszéléseket. Néhány vezetőicoaching-alkalommal olyan tudásra és készségekre tehet szert, amellyel képes lesz elérni, hogy a megbeszélései eredményesek, hatékonyak és inspirálók legyenek.
Frissítve: 2021. január
Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek abban, hogy eredményesen fejlessze vezetői kompetenciáit és másokat inspiráló vezetővé váljon.
Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.
Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.
