Telefon: +36 70 6363 538

Munkahelyi adatok kezelése

Munkahelyi-adatok-kezelése

A technológia és a kommunikációs eszközök fejlődésének köszönhetően egyre több és szélesebb körű adat válik elérhetővé minden téren, így a munkahelyeken is.

A dolgozókról való személyes, szakmai jellegű és munkavégzéshez kötődő adatgyűjtés felelősséggel és kockázattal jár.

A Deloitte által 2018-ban végzett Global Human Capital Trend (Globális Humántőke Trend) kutatás 2. trendjét mutatom be a cikkben: Személyes, szakmai és a munkavégzéshez kötődő adatok kezelése

Legyen stratégiája a munkavégzéshez kötődő adatok kezelésére

A dolgozókról való személyes, szakmai jellegű és munkavégzéshez kötődő adatgyűjtés nagyobb felelősséggel és kockázattal is jár. Etikai kérdések sorát veti fel az adatok biztonságára, átláthatóságára és az engedélyezésekre vonatkozóan. Mindez abba az irányba tereli a vállalatokat, hogy ne csak felhasználni akarják az összegyűjtött adatokat, hanem legyen stratégiájuk a biztonságos és átlátható kezelésükre, melyet világosan kommunikálnak.

A Deloitte Globális Humántőke Trend kutatásban részt vevők 85%-a jelölte fontosnak, illetve nagyon fontosnak az adatok kezelését, a második legfontosabb trenddé emelve így ezt a rangsorban.

A szervezetek 69%-a integrált adatfeldolgozó rendszert vezetett be, hogy a munkához kapcsolódó releváns adatokat elemezze és hasznosítsa. 17% esetében pedig valós idejű adatfeldolgozást lehetővé tévő irányítópultokat alkalmaznak a hatalmas mennyiségű adathalmaz kezelésére, kiértékelésére és integrálására.

Az adatokat elsősorban a közösségi médiából, felmérésekből, illetve a HR- és pénzügyi nyilvántartó rendszerekből nyerik.

Az adatgyűjtést és -feldolgozást egyre szofisztikáltabb rendszerek teszik lehetővé. Ma már arra is lehetőség van egy szervezet számára, hogy mérjék és nyomon kövessék a dolgozói e-mailek hangulatát. Vannak olyan szoftverek is, amelyek az e-mail-rendszer monitorozására építve lehetővé teszik, hogy segítséget nyújtsanak esetleges csalások, visszaélések vagy nem megfelelő vezetői irányítás esetén.

Az adatok hasznosak, éppannyira kockázatot is rejtenek

Más szervezeti adatgyűjtő rendszerek a dolgozói visszajelzések és teljesítménymérések alapján megmutatják, hogy a menedzsment tagjainak milyen kihívásokra kell megoldást találniuk. Coachingjavaslatokat dolgoz ki a különböző területek vezetőinek, és beazonosítja, hogy melyek a kulcserőforrások és a témához értő szakértők az adott területen.

Amennyire hasznos és előnyös mindez, éppannyira kockázatos is a vállalatok szempontjából. A személyes és üzleti adatok hasznosítása és kezelése nagyon kényes kérdés, és bármikor a visszájára fordulhat, ha nincs megfelelő jogi háttér és etikus vállalati adatkezelési politika mögötte.

A következmények pedig beláthatatlanok és nagyon súlyosak lehetnek, mind a vállalat munkatársai, mind pedig a külső környezet, a fogyasztók és a társadalmi megítélés szempontjából is. A helyzet bonyolultságát megfelelően mutatja az a teljes bizonytalanság és rengeteg felmerülő kérdés a mai napig is, amely a GDPR bevezetése körül bontakozott ki, és a mai napig jelen van az európai országokban, így Magyarországon is.

Adatkezelés fontossága és biztonsága

Ezek ellenére, a Deloitte Globális Humántőke Trend kutatás eredményei azt mutatják, hogy bár a megkérdezettek 75%-a tisztában van az adatkezelés fontosságával, csak a vállalatok 22%-a tett kiemelkedő lépéseket az adatok biztonságának biztosítása érdekében.

Meglepő, hogy a válaszolók 30%-a azt jelezte vissza, hogy a vállalatuknál nem gondolják, hogy a dolgozóik adatai bármilyen veszélynek lennének kitéve, így nem is rendelkeznek különösebben kidolgozott adatkezelési rendszerrel.

Ráadásul, az adatok kezelése mellett egy másik fő irány is kezd kibontakozni, amely újabb kockázati tényezőt és kihívást jelent a vállalatok számára. Éspedig az, hogy az adatok gyűjtésére és feldolgozására szolgáló algoritmusok, mesterséges intelligencia alapú rendszerek és gépi vezérelt döntéshozatalok nem minden esetben állják meg a helyüket az adatok mögött rejlő személyes motivációk és egyéb szándékok helyes feltérképezésében.

Szilárd alapokat kell kiépíteni

A vezető technológiai vállalatok számára ez a jövőbeni egyik legnagyobb megoldandó feladat. Az adatokat használó és stratégiájukba beépítő vezetők számára pedig ma még elengedhetetlen, hogy a gépek által meghozott osztályozásokat és döntéseket valamilyen szinten átvizsgálják, és megnézzék, hogy valóban a megfelelő eredményeket kapták-e meg. Az IT, a HR és a jogi osztályok szoros együttműködése szükséges ahhoz, hogy mind a belső dolgozói, mind a külső piaci és társadalmi elvárásoknak eleget tegyenek.

A különböző típusú és szintű kockázatok mérséklésére és minél megfelelőbb kezelésére a dolgozóik adatait felhasználó vállalatoknak, valamint az adatkezelési rendszereket fejlesztő-szolgáltató cégeknek szilárd alapokat kell kiépíteniük a biztonság, az átláthatóság és a kockázatok kiszűrése-kezelése érdekében.

Honnan gyűjtenek adatot, milyen adatokat, hogy tárolják és hogyan dolgozzák fel, majd mire használják ezeket – ezek a leglényegesebb kérdések, amelyeket egy átlátható adatkezelést végző vállalatnak tudnia kell az érintettek számára megválaszolni.

ÖSSZEFOGLALVA: Az adatok gyűjtése és felhasználása a munkaerőpiacon is fordulóponthoz érkezett. Hatalmas előnyöket, de nagy felelősséget is jelent egyben.

Éppen ezért a vállalatvezetők, az IT- és HR-szakemberek számára egyre fontosabb, hogy megfelelő és naprakész adatkezelési politikával, háttérrendszerekkel és szabályzattal rendelkezzenek annak érdekében, hogy az előnyöket minél inkább ki tudják használni, a kockázatokat pedig minél inkább a minimálisra csökkentsék.

Válasszon engem vezetői coachának, és segítek önnek olyan vezetői kompetenciákra szert tenni, amellyel magabiztosan állhat az agilis transzformáció élére, bármilyen vezetői szerepkörben is van.

Köszönöm, hogy elolvasta írásomat. Ha tetszett, kövesse szakmai tevékenységemet, és ossza meg cikkeimet másokkal is, ha úgy érzi, hogy számukra is hasznos lehet.

Írásaim saját szellemi termékeim, ezért kérem, ha felhasználja, azt a szerzői jog tiszteletben tartásával tegye. Az eredeti tartalommal, a szerző és a forrás megjelölésével idézze, ahogy én is teszem.

Kránitz Éva, MBA

„Olyan vezetői kultúra kialakításához szeretnék hozzájárulni, ahol a vezetők tudatosak abban, amit teremtenek és támogatják munkatársaikat abban, hogy célt, értelmet és megelégedettséget találjanak a munkájukban. ”